Il registro infortuni

Il Registro infortuni (in L’edificio) è dove si annotano incidenti, quasi incidenti, persone che si sono sentite male, danni ed effrazioni nella sala, il giorno stesso in cui accadono. Gli assicuratori si aspettano che una sala ne tenga uno, e una richiesta di risarcimento per una ferita può arrivare anni dopo, quando nessuno ricorda più cosa è successo. In tutti i piani.

Registra un incidente. Scegli di che tipo era, quando e dove è successo e, se c’era, l’affitto durante il quale è successo. Racconta cosa è successo, chi si è fatto male o era coinvolto, la ferita, il primo soccorso prestato e se la persona è andata dalla sala direttamente in ospedale, e chi ha visto. Annota cosa è stato fatto dopo perché non succeda di nuovo, e a chi è stato segnalato (il tuo assicuratore, la polizia) con l’eventuale riferimento. Attieniti ai fatti: non dire di chi è la colpa.

Chi altro potrebbe dover essere avvisato. Quando salvi, ModuleFest HallPro elenca chi altro potrebbe dover essere avvisato. Se qualcuno è andato direttamente in ospedale, una sala nel Regno Unito potrebbe doverlo segnalare all’Health and Safety Executive ai sensi del RIDDOR; gli altri paesi hanno regole proprie. Ferite, danni ed effrazioni vanno segnalati all’assicuratore anche se nessuno chiede un risarcimento.

Il comitato riceve un’email che avvisa di una nuova scheda, con cosa è successo e dove, ma senza nomi né ferite, che restano in ModuleFest HallPro. Tieni una scheda Aperta finché c’è ancora qualcosa da fare, e chiudila quando è tutto fatto. Stampa una scheda, o salvala come PDF, quando l’assicuratore te la chiede.

Conservazione delle schede. Conserva le schede per almeno tre anni. Se la pulizia per la protezione dei dati è attiva (in Protezione dei dati, dentro Impostazioni), i nomi vengono tolti dalle schede chiuse quando sono più vecchie degli anni impostati lì, e mai prima di tre anni. Spunta Conserva i nomi per sempre quando è possibile una richiesta di risarcimento o si è fatto male un bambino, perché un bambino può chiedere un risarcimento fino a tre anni dopo aver compiuto 18 anni. La relazione annuale conta le schede dell’anno.

Per esempio: A una festa di compleanno di sabato, una bambina di sette anni inciampa sui gradini del palco e si taglia il ginocchio. Il cliente le mette un cerotto preso dalla cassetta di primo soccorso della sala e avvisa il detentore delle chiavi, che quella sera lo registra dal telefono: quando, dove, i nomi della bambina e della madre, il taglio, il cerotto, il cliente come testimone. Il comitato riceve un’email che avvisa di una nuova scheda. Alla riunione successiva ordinano un bordo antiscivolo per i gradini, lo aggiungono alla scheda e la chiudono quando è stato montato.

Domande frequenti

Dobbiamo registrare un quasi incidente?
Sì. Una scivolata che non è finita in una caduta è il miglior avvertimento che avrai. Registrarli mostra all’assicuratore che prendi sul serio la sicurezza, e mostra al comitato dove è più probabile il prossimo incidente.

Chi lo compila: il cliente o il comitato?
Il comitato, in base a ciò che racconta il cliente. Nel contratto di affitto chiedi ai clienti di segnalarti qualsiasi incidente il giorno stesso, e di usare la cassetta di primo soccorso e il registro infortuni della sala.

Chi può vedere le schede?
I membri del comitato che possono vedere L’edificio. Nomi e ferite sono dati personali: non vengono inviati via email, e vengono tolti automaticamente dalle schede vecchie se la pulizia per la protezione dei dati è attiva.

Possiamo eliminare una scheda?
Sì, dalla scheda stessa, se è stata creata per errore. Altrimenti conservala: di solito gli assicuratori e la legge si aspettano che le schede vengano conservate. Ogni modifica ed eliminazione compare nel registro attività.