Proteção de dados
As pessoas têm direito a ver o que o salão guarda sobre elas, e o salão não deve guardar dados pessoais mais tempo do que precisa. O HallPro ajuda nas duas coisas.
O que guarda sobre alguém. Na página de um cliente no ecrã Clientes, Descarregar os seus dados dá tudo num só ficheiro: a ficha, reservas, faturas, cauções, seguros, opiniões, relatórios de fim de aluguer, avarias que comunicou, lista de espera, SMS enviadas, e bilhetes e donativos com o seu email. Para qualquer outra pessoa — um comprador de bilhetes, um doador — use a ferramenta Exportar dados pessoais do próprio WordPress com o endereço de email: os registos do HallPro estão incluídos.
Apagar. Anonimizar transforma um cliente em «Antigo cliente 123»: são removidos o nome, email, telefone, morada, notas, presenças na Agenda e telemóveis. As reservas e faturas ficam, porque as contas precisam delas, mas deixam de dizer quem. É recusado enquanto houver alguma coisa por resolver: uma reserva por vir, uma fatura por pagar, uma caução retida ou um reembolso em dívida. A ferramenta Apagar dados pessoais do WordPress faz o mesmo pelo endereço de email.
Em Proteção de dados (em Definições), escolha quantos anos sem reservas fazem de alguém um antigo cliente (seis é o habitual, tal como as contas), e, se quiser, deixe o HallPro anonimizá-los todas as noites. Remove também os compradores de bilhetes antigos ao fim de um ano, e os doadores depois de passarem os seis anos do HMRC após um pedido de Gift Aid.
No guia da política de privacidade do WordPress é sugerido um parágrafo de aviso de privacidade que descreve o que o HallPro guarda, e o formulário de reserva tem um link para a página da sua política de privacidade.
Por exemplo: Uma antiga professora de Pilates pede ao salão que apague os seus dados. O secretário abre a ficha dela no ecrã Clientes: não há nada em dívida nem nada reservado, por isso carrega em Anonimizar. Os quatro anos de reservas dela ficam nas contas como «Antigo cliente 58».
Perguntas frequentes
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. Dá-lhe as ferramentas; o Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) tem orientações para pequenas instituições sobre o que guardar e durante quanto tempo.