Exportação para contabilidade
Se as contas do salão estão no Xero ou no QuickBooks Online, isto dá ao tesoureiro um ficheiro para importar em vez de voltar a escrever cada aluguer. Se estão numa folha de cálculo, o livro de caixa dá todos os pagamentos recebidos e feitos, data a data, com totais — o que um revisor independente pede.
Cada fatura é exportada para o Xero ou o QuickBooks uma vez. O HallPro lembra-se do que já saiu e deixa-o fora do ficheiro seguinte, por isso exportar todos os meses nunca cria duplicados. Se uma importação falhar, «Começar de novo» volta a incluí-las.
As faturas entram tal como o cliente as viu: o aluguer numa linha, e o que foi pago adiantado descontado numa segunda. As cauções nunca estão numa fatura, porque não são receita; aparecem no livro de caixa, e a parte retida fica marcada como receita.
Os nomes em Definições têm de corresponder exatamente aos do seu programa. Os predefinidos são os nomes com que o Xero e o QuickBooks do Reino Unido começam; se o seu tesoureiro lhes mudou o nome, altere-os aqui.
No plano Standard.
Por exemplo: No fim de cada mês, o tesoureiro de Ashcombe escolhe «Escolher as datas…», seleciona o mês e descarrega o ficheiro do Xero. Contém só as faturas emitidas nesse mês, nunca as do mês anterior outra vez. O Xero aceita-o numa só importação, e o feed bancário faz corresponder os pagamentos à medida que chegam.
Perguntas frequentes
Porque é que as faturas ficam como rascunho no Xero?
É assim que o Xero importa todas as faturas, para que o tesoureiro as possa rever antes de contarem. Aprove-as todas de uma vez no separador Draft.
Também envia os pagamentos?
Não para o Xero nem para o QuickBooks: nenhum deles importa pagamentos a partir de um ficheiro. Marque-os como pagos lá, ou deixe o feed bancário fazê-los corresponder. O livro de caixa tem todos os pagamentos.
A importação diz que não encontra uma conta ou taxa de imposto.
Um nome em Definições não corresponde exatamente ao do seu programa. Copie-o do programa, guarde e exporte de novo com «Incluí-las outra vez» marcado.
O nosso contabilista usa outra coisa.
O livro de caixa abre em qualquer folha de cálculo, e o Sage, o FreeAgent e a maioria dos outros conseguem importar uma folha de cálculo de pagamentos. É também o ficheiro a enviar a um contabilista.