Cauções

Uma caução é dinheiro do cliente, guardado para o caso de o salão ficar em mau estado. Não faz parte do preço do aluguer, nunca vai para a fatura e, até ser devolvida, o salão deve-a. É por isso que este ecrã assenta em duas listas: cauções à espera de pagamento antes de um aluguer, e cauções a devolver depois.

Defina a caução habitual para cada tipo de cliente e o HallPro acrescenta-a a todas as reservas confirmadas desse tipo de cliente daí em diante. A maioria dos salões pede-a aos clientes privados pontuais e não pede nada aos grupos regulares. Uma reserva repetida paga uma só caução para todas as datas, e recebe-a de volta depois da última.

Depois do aluguer, resolva-a: devolva tudo, retenha uma parte, ou retenha tudo. Reter alguma coisa obriga a dizer porquê, e pode ser enviado ao cliente um extrato curto por email. O HallPro não movimenta dinheiro — devolva-o como o salão sempre faz e registe-o aqui.

Tudo isto é gratuito. O plano Standard acrescenta os emails que acontecem sem ninguém se lembrar: o pedido ao cliente quando a reserva é confirmada, um lembrete se não tiver chegado uma semana antes, e um aviso semanal à comissão sobre as cauções que já deviam ter sido devolvidas.

Por exemplo: Os Henderson reservam o salão principal para uns 40 anos. Como clientes pontuais, é-lhes pedida uma caução de £100, que pagam por transferência bancária. Depois da festa, o zelador encontra o chão riscado e uma cadeira partida; o tesoureiro retém £35 «para uma cadeira nova», regista £65 devolvidos por transferência bancária, e os Henderson recebem um email a dizer exatamente isso.

Perguntas frequentes

Uma caução retida é receita?
A parte retida é, no dia em que foi retida, e o relatório anual conta-a assim. O dinheiro guardado não é de todo receita: o relatório mostra-o à parte, como a devolver no fim do período.

Os danos custaram mais do que a caução.
Retenha tudo e fature o resto numa fatura à parte. O HallPro não regista uma retenção maior do que o valor pago, porque não foi isso que aconteceu ao dinheiro.

E se uma reserva for cancelada?
Uma caução que só tinha sido pedida desaparece sozinha. Uma que já foi paga passa logo para A devolver, porque continua a ser dinheiro do cliente.

Eliminámos uma reserva por engano.
Uma caução que o salão tem em seu poder nunca é eliminada com a reserva. Fica em A devolver, marcada como reserva eliminada, até alguém a resolver, porque apagar uma entrada da agenda não pode fazer desaparecer uma dívida.

Algumas cauções foram pagas antes de começarmos a usar o HallPro.
Acrescente-as ao fundo do ecrã com «O salão já a tem» assinalado, antes de ligar os emails automáticos, para ninguém ter de pagar duas vezes.