O registo de acidentes

O Registo de acidentes (em O edifício) é onde se registam os acidentes, quase acidentes, pessoas que se sentiram mal, danos e assaltos no salão, no próprio dia em que acontecem. As seguradoras esperam que um salão tenha um, e uma reclamação por ferimentos pode chegar anos depois, quando já ninguém se lembra do que aconteceu. Em todos os planos.

Registar um incidente. Escolha o tipo, quando e onde aconteceu e, se houve, o aluguer durante o qual aconteceu. Diga o que aconteceu, quem se magoou ou esteve envolvido, o ferimento, os primeiros socorros prestados e se a pessoa foi do salão diretamente para o hospital, e quem viu. Anote o que se fez depois para que não volte a acontecer, e a quem foi comunicado (a seguradora, a polícia), com a respetiva referência. Fique-se pelos factos: não diga de quem foi a culpa.

Quem mais pode ter de ser avisado. Ao guardar, o ModuleFest HallPro mostra quem mais pode ter de ser avisado. Se alguém foi diretamente para o hospital, um salão no Reino Unido pode ter de o comunicar ao Health and Safety Executive ao abrigo do RIDDOR; os outros países têm as suas próprias regras. Ferimentos, danos e assaltos devem ser comunicados à seguradora mesmo que ninguém faça uma reclamação.

A comissão recebe um email a dizer que há uma nova ocorrência, com o que aconteceu e onde, mas sem nomes nem ferimentos, que ficam no ModuleFest HallPro. Mantenha uma ocorrência Aberta enquanto houver algo por fazer, e feche-a quando estiver tudo feito. Imprima uma ocorrência, ou guarde-a em PDF, quando a seguradora a pedir.

Guardar os registos. Guarde as ocorrências durante pelo menos três anos. Se a limpeza de proteção de dados estiver ligada (em Proteção de dados, nas Definições), os nomes são retirados das ocorrências fechadas quando estas tiverem mais anos do que os aí definidos, e nunca antes de três anos. Assinale Guardar os nomes para sempre quando puder haver uma reclamação ou uma criança se tiver magoado, porque uma criança pode reclamar até três anos depois de fazer 18 anos. O relatório anual conta as ocorrências registadas no ano.

Por exemplo: Numa festa de anos num sábado, uma menina de sete anos tropeça nos degraus do palco e corta o joelho. O cliente põe-lhe um penso da caixa de primeiros socorros do salão e avisa o responsável pelas chaves, que regista tudo nessa noite no telemóvel: quando, onde, os nomes da menina e da mãe, o corte, o penso, o cliente como testemunha. A comissão recebe um email a dizer que há uma nova ocorrência. Na reunião seguinte, encomendam um rebordo antiderrapante para os degraus, acrescentam isso à ocorrência e fecham-na quando o rebordo fica colocado.

Perguntas frequentes

Devemos registar um quase acidente?
Sim. Um escorregão que não acabou em queda é o melhor aviso que vai ter. Registá-los mostra à seguradora que leva a segurança a sério, e mostra à comissão onde é mais provável o próximo acidente.

Quem preenche: o cliente ou a comissão?
A comissão, a partir do que o cliente conta. No contrato de aluguer, peça aos clientes que comuniquem qualquer acidente no próprio dia, e que usem a caixa de primeiros socorros e o registo de acidentes do salão.

Quem pode ver as ocorrências?
Os membros da comissão que podem ver O edifício. Nomes e ferimentos são dados pessoais: não são enviados por email, e são retirados automaticamente das ocorrências antigas se a limpeza de proteção de dados estiver ligada.

Podemos eliminar uma ocorrência?
Sim, na própria ocorrência, se foi criada por engano. Caso contrário, guarde-a: as seguradoras e a lei costumam exigir que os registos sejam guardados. Cada alteração e eliminação fica no registo de atividade.