Sammelrechnungen
Eine Gruppe, die jede Woche kommt, kann eine Rechnung pro Monat oder eine pro Trimester bekommen statt einer Rechnung für jeden Termin. Stellen Sie „Abrechnungsart“ beim Mieter ein; alle anderen bekommen weiterhin eine Rechnung pro Buchung.
Eine Sammelrechnung ist eine normale Rechnung mit einer Zeile für jede Buchung — Datum, Uhrzeiten, Raum und Preis —, abzüglich bereits geleisteter Vorauszahlungen. Sie hat eine Rechnungsnummer, kann online bezahlt werden und wird wie jede andere angemahnt, exportiert und im Jahresbericht gezählt. Wird sie bezahlt, gelten alle Buchungen darauf als bezahlt.
Nachträglich (der übliche Weg): Die Oktoberrechnung geht am 1. November raus, für die Buchungen, die tatsächlich stattgefunden haben. Im Voraus: Die Rechnung für einen Monat oder ein Trimester geht zu dessen Beginn raus, für alles, was darin gebucht ist. Trimester beginnen an Daten, die Sie festlegen; jedes läuft bis zum Beginn des nächsten.
„Rechnungen jetzt erstellen“ auf der Seite Sammelrechnungen erstellt jede fällige Rechnung; berechnet werden nur Buchungen, die noch auf keiner Rechnung stehen, zweimal Drücken schadet also nicht. Im Standard-Paket werden die Rechnungen am Fälligkeitstag automatisch erstellt und per E-Mail verschickt.
Zum Beispiel: Die Brownies treffen sich jeden Dienstag von 18 bis 19.30 Uhr im großen Saal. Am 1. November bekommt ihr Kassenwart eine einzige Rechnung, INV-0212, mit vier Zeilen für die Dienstage im Oktober zu je £15: £60, auf einmal per Überweisung bezahlt.
Häufige Fragen
Eine Gruppe sagt eine Woche ab, nachdem die Rechnung im Voraus verschickt wurde.
Stornieren Sie die Buchung wie gewohnt und ändern Sie dann den Betrag der Rechnung auf der Seite Rechnungen, oder schreiben Sie ihn der nächsten Rechnung gut.
Kann eine regelmäßige Gruppe für eine besondere Veranstaltung trotzdem eine eigene Rechnung bekommen?
Ja: Drücken Sie bei dieser Buchung auf der Seite Buchungen auf Rechnung erstellen, bevor die Monatsrechnung erstellt wird. Eine Buchung, die schon auf einer Rechnung steht, wird nie doppelt berechnet.
Gehen für diese Gruppen trotzdem die automatischen Rechnungen pro Buchung raus?
Nein. Die automatische Rechnungsstellung überspringt Mieter mit monatlicher oder trimesterweiser Abrechnung, damit niemand beides bekommt.