Buchhaltungsexport

Führt der Saal seine Buchhaltung in Xero oder QuickBooks Online, bekommt der Kassenwart hiermit eine Datei zum Importieren, statt jede Anmietung noch einmal abzutippen. Wird sie in einer Tabelle geführt, liefert das Kassenbuch jede Einnahme und Ausgabe, Tag für Tag, mit Summen — genau das, was ein Kassenprüfer sehen möchte.

Jede Rechnung wird einmal nach Xero oder QuickBooks exportiert. HallPro merkt sich, was schon exportiert wurde, und lässt es in der nächsten Datei weg, sodass ein monatlicher Export nie Doppelte erzeugt. Schlägt ein Import fehl, holt „Neu beginnen“ sie zurück.

Rechnungen werden so übernommen, wie der Mieter sie gesehen hat: die Miete in einer Zeile, Vorauszahlungen in einer zweiten abgezogen. Kautionen stehen nie auf einer Rechnung, weil sie keine Einnahmen sind; sie erscheinen im Kassenbuch, und der einbehaltene Teil wird als Einnahme markiert.

Die Namen unter Einstellungen müssen genau mit Ihrer Software übereinstimmen. Voreingestellt sind die Namen, mit denen Xero und QuickBooks UK beginnen; hat Ihr Kassenwart sie umbenannt, ändern Sie sie hier.

Im Standard-Paket.

Zum Beispiel: Am Ende jedes Monats wählt der Kassenwart in Ashcombe „Zeitraum wählen…“, wählt den Monat und lädt die Xero-Datei herunter. Sie enthält nur die in diesem Monat erstellten Rechnungen, nie noch einmal die des Vormonats. Xero übernimmt sie in einem Import, und der Bank-Feed ordnet die Zahlungen zu, sobald sie eingehen.

Häufige Fragen

Warum sind die Rechnungen in Xero Entwürfe?
So importiert Xero jede Rechnung, damit der Kassenwart sie prüfen kann, bevor sie zählen. Genehmigen Sie sie auf einmal im Tab Entwurf.

Werden auch Zahlungen übertragen?
Nicht an Xero oder QuickBooks: Keines der beiden importiert Zahlungen aus einer Datei. Markieren Sie sie dort als bezahlt oder lassen Sie den Bank-Feed sie zuordnen. Im Kassenbuch steht jede Zahlung.

Der Import meldet, dass ein Konto oder Steuersatz nicht gefunden wird.
Ein Name unter Einstellungen stimmt nicht genau mit Ihrer Software überein. Kopieren Sie ihn aus Ihrer Software, speichern Sie und exportieren Sie erneut mit angekreuztem „Erneut einbeziehen“.

Unser Steuerberater nutzt etwas anderes.
Das Kassenbuch öffnet sich in jeder Tabellenkalkulation, und Sage, FreeAgent und die meisten anderen können eine Tabelle mit Zahlungen importieren. Es ist auch die Datei, die Sie einem Steuerberater schicken.