Kautionen

Eine Kaution ist das Geld des Mieters, verwahrt für den Fall, dass der Saal in schlechtem Zustand hinterlassen wird. Sie gehört nicht zur Miete, steht nie auf der Rechnung, und bis sie zurückgeht, schuldet der Saal sie. Deshalb ist diese Seite um zwei Listen herum aufgebaut: Kautionen, die vor einer Anmietung auf Zahlung warten, und Kautionen, die danach zurückzuzahlen sind.

Legen Sie die übliche Kaution für jede Mieterart fest, dann fügt HallPro sie ab sofort jeder bestätigten Buchung dieser Mieterart hinzu. Die meisten Säle verlangen sie von einmaligen privaten Mietern und bei regelmäßigen Gruppen nichts. Eine wiederkehrende Buchung zahlt eine Kaution für alle Termine und bekommt sie nach dem letzten zurück.

Nach der Anmietung wird sie abgerechnet: alles zurückzahlen, einen Teil einbehalten oder alles einbehalten. Wer etwas einbehält, muss sagen, warum, und der Mieter kann eine kurze Kontoübersicht per E-Mail bekommen. HallPro bewegt kein Geld — zahlen Sie es so zurück, wie der Saal es immer tut, und erfassen Sie es hier.

All das ist kostenlos. Das Paket Standard fügt die E-Mails hinzu, die passieren, ohne dass jemand daran denken muss: die Bitte an den Mieter, sobald die Buchung bestätigt ist, eine Erinnerung, wenn die Kaution eine Woche vorher noch nicht da ist, und eine wöchentliche Nachricht an den Vorstand über Kautionen, die längst hätten zurückgehen sollen.

Zum Beispiel: Die Hendersons buchen den Hauptsaal für einen 40. Geburtstag. Als einmalige Mieter werden sie um £100 gebeten, die sie überweisen. Nach der Feier findet der Hausmeister einen zerkratzten Boden und einen kaputten Stuhl; der Kassenwart behält £35 „für einen Ersatzstuhl“ ein, erfasst £65 als per Überweisung zurückgezahlt, und die Hendersons bekommen eine E-Mail, die genau das sagt.

Häufige Fragen

Ist eine einbehaltene Kaution eine Einnahme?
Der einbehaltene Teil ja, an dem Tag, an dem er einbehalten wurde, und so zählt ihn auch der Jahresbericht. Verwahrtes Geld ist überhaupt keine Einnahme: Der Bericht zeigt es getrennt als am Ende des Zeitraums zurückgeschuldet.

Der Schaden hat mehr gekostet als die Kaution.
Behalten Sie alles ein und stellen Sie den Rest mit einer eigenen Rechnung in Rechnung. HallPro erfasst nicht, dass mehr einbehalten wurde, als bezahlt war – denn das ist nicht, was mit dem Geld passiert ist.

Was, wenn eine Buchung storniert wird?
Eine Kaution, die nur angefordert war, verschwindet von selbst. Eine bezahlte wechselt sofort zu „Zur Rückzahlung“, denn es ist immer noch das Geld des Mieters.

Wir haben aus Versehen eine Buchung gelöscht.
Eine Kaution, die der Saal verwahrt, wird nie mit der Buchung gelöscht. Sie bleibt unter „Zur Rückzahlung“, als gelöschte Buchung markiert, bis jemand sie abrechnet – denn das Löschen eines Kalendereintrags darf keine Schuld verschwinden lassen.

Einige Kautionen wurden bezahlt, bevor wir HallPro genutzt haben.
Fügen Sie sie unten auf der Seite mit Häkchen bei „Der Saal hat sie schon“ hinzu, bevor Sie die automatischen E-Mails einschalten – damit niemand zweimal zahlen soll.