Das Unfallbuch

Im Unfallbuch (unter Das Gebäude) werden Unfälle, Beinaheunfälle, Erkrankungen, Schäden und Einbrüche im Saal noch am selben Tag festgehalten. Versicherer erwarten, dass ein Saal eines führt, und ein Anspruch wegen einer Verletzung kann Jahre später kommen, wenn sich niemand mehr erinnert, was passiert ist. In jedem Paket enthalten.

Vorfall eintragen. Wählen Sie die Art, wann und wo es passiert ist, und gegebenenfalls die Anmietung, während der es passiert ist. Beschreiben Sie, was passiert ist, wer verletzt oder beteiligt war, die Verletzung, die geleistete Erste Hilfe, ob die Person direkt vom Saal ins Krankenhaus gebracht wurde, und wer es gesehen hat. Halten Sie fest, was danach getan wurde, damit es nicht wieder passiert, und an wen es gemeldet wurde (Ihr Versicherer, die Polizei), mit dem jeweiligen Aktenzeichen. Bleiben Sie bei den Fakten: Schreiben Sie nicht, wer schuld war.

Wen Sie vielleicht noch informieren müssen. Beim Speichern zeigt ModuleFest HallPro, wen Sie vielleicht noch informieren müssen. Wenn jemand direkt ins Krankenhaus kam, muss ein Saal in Großbritannien das unter Umständen nach RIDDOR der Health and Safety Executive melden; andere Länder haben eigene Regeln. Verletzungen, Schäden und Einbrüche sollten Sie Ihrem Versicherer melden, auch wenn niemand Ansprüche stellt.

Der Vorstand bekommt eine E-Mail, dass es einen neuen Eintrag gibt, mit dem Was und Wo, aber ohne Namen und Verletzungen; diese bleiben in ModuleFest HallPro. Lassen Sie einen Eintrag Offen, solange noch etwas zu tun ist, und schließen Sie ihn ab, wenn alles erledigt ist. Drucken Sie einen Eintrag oder speichern Sie ihn als PDF, wenn der Versicherer danach fragt.

Aufbewahrung der Einträge. Bewahren Sie Einträge mindestens drei Jahre auf. Wenn das automatische Aufräumen eingeschaltet ist (unter Datenschutz in den Einstellungen), werden die Namen aus abgeschlossenen Einträgen entfernt, sobald diese älter sind als die dort eingestellten Jahre, und nie vor drei Jahren. Haken Sie Namen dauerhaft behalten an, wenn ein Anspruch möglich ist oder ein Kind verletzt wurde, denn ein Kind kann bis drei Jahre nach seinem 18. Geburtstag Ansprüche geltend machen. Der Jahresbericht zählt die Einträge des Jahres.

Zum Beispiel: Bei einem Kindergeburtstag an einem Samstag stolpert eine Siebenjährige auf den Bühnenstufen und schlägt sich das Knie auf. Die Mieterin klebt ein Pflaster aus dem Verbandskasten des Saals darauf und sagt dem Schlüsselinhaber Bescheid, der es am Abend auf seinem Handy einträgt: wann, wo, die Namen des Mädchens und ihrer Mutter, die Schürfwunde, das Pflaster, die Mieterin als Zeugin. Der Vorstand bekommt eine E-Mail, dass es einen neuen Eintrag gibt. In der nächsten Sitzung bestellt er rutschfeste Stufenkanten, ergänzt das im Eintrag und schließt ihn ab, sobald sie angebracht sind.

Häufige Fragen

Sollen wir auch Beinaheunfälle eintragen?
Ja. Ein Ausrutscher, der nicht mit einem Sturz endete, ist die beste Warnung, die Sie bekommen. Wer sie einträgt, zeigt dem Versicherer, dass er Sicherheit ernst nimmt, und zeigt dem Vorstand, wo der nächste Unfall am wahrscheinlichsten ist.

Wer füllt es aus: der Mieter oder der Vorstand?
Der Vorstand, nach den Angaben des Mieters. Bitten Sie Mieter in Ihrem Mietvertrag, jeden Unfall noch am selben Tag zu melden und den Verbandskasten und das Unfallbuch des Saals zu benutzen.

Wer kann die Einträge sehen?
Vorstandsmitglieder, die Zugriff auf Das Gebäude haben. Namen und Verletzungen sind personenbezogene Daten: Sie werden nicht per E-Mail verschickt und automatisch aus alten Einträgen entfernt, wenn das automatische Aufräumen unter Datenschutz eingeschaltet ist.

Können wir einen Eintrag löschen?
Ja, im Eintrag selbst, wenn er versehentlich angelegt wurde. Ansonsten behalten Sie ihn: Versicherer und Gesetz erwarten in der Regel, dass die Einträge aufbewahrt werden. Jede Änderung und Löschung steht im Änderungsprotokoll.