Datenschutz

Zuletzt aktualisiert am 27. September 2026

Menschen haben das Recht zu erfahren, was der Saal über sie gespeichert hat, und der Saal sollte persönliche Daten nicht länger aufbewahren als nötig. HallPro hilft bei beidem.

Was Sie über jemanden gespeichert haben. Auf der Seite eines Mieters unter „Mieter“ liefert Daten herunterladen alles in einer Datei: seinen Eintrag, Buchungen, Rechnungen, Kautionen, Versicherung, Rückmeldungen, Berichte zum Ende der Anmietung, gemeldete Mängel, Warteliste, gesendete SMS sowie alle Tickets und Spenden unter seiner E-Mail-Adresse. Für alle anderen — einen Ticketkäufer, einen Spender — nutzen Sie das WordPress-eigene Werkzeug Personenbezogene Daten exportieren mit der E-Mail-Adresse: Die Daten von HallPro sind enthalten.

Loslassen. Anonymisieren macht aus einem Mieter „Ehemaliger Mieter 123“: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Notizen, Programmeinträge und Handys werden entfernt. Buchungen und Rechnungen bleiben, weil die Buchhaltung sie braucht, sagen aber nicht mehr, wer. Das wird abgelehnt, solange noch etwas offen ist: eine kommende Buchung, eine unbezahlte Rechnung, eine verwahrte Kaution oder eine ausstehende Erstattung. Das WordPress-Werkzeug Personenbezogene Daten löschen tut dasselbe per E-Mail-Adresse.

Unter Datenschutz (bei „Einstellungen“) legen Sie fest, nach wie vielen Jahren ohne Buchung jemand als ehemaliger Mieter gilt (sechs sind üblich, passend zur Buchhaltung), und können HallPro sie auf Wunsch jede Nacht anonymisieren lassen. Außerdem werden alte Ticketkäufer nach einem Jahr entfernt und Spender, sobald die sechs Jahre nach einem Gift-Aid-Antrag verstrichen sind, die HMRC verlangt.

Ein Absatz für den Datenschutzhinweis, der beschreibt, was HallPro speichert, wird in der Anleitung zur Datenschutzerklärung von WordPress angeboten, und das Buchungsformular verlinkt auf Ihre Datenschutzseite.

Zum Beispiel: Eine ehemalige Pilates-Lehrerin bittet den Saal, ihre Daten zu löschen. Der Schriftführer öffnet sie unter „Mieter“: Nichts ist offen und nichts gebucht, also klickt er auf „Anonymisieren“. Ihre vier Jahre Buchungen bleiben in der Buchhaltung als „Ehemaliger Mieter 58“ erhalten.

Häufige Fragen

Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Es gibt Ihnen die Werkzeuge; das Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) hat Hinweise für kleine gemeinnützige Organisationen, was wie lange aufzubewahren ist.