Unbezahlte Rechnungen anmahnen

Die Zahlen unter Offen beim Saal auf der Seite „Rechnungen“ teilen auf, was Ihnen geschuldet wird, je nachdem, wie lange schon. Geld, das noch nicht fällig ist, ist normal; Geld, das seit mehr als sechzig Tagen offen ist, ist die Zahl für die nächste Vorstandssitzung.

Sie können jedem Mieter selbst eine Erinnerung schicken, direkt aus seiner Zeile auf dieser Seite. Das ist kostenlos und bleibt es.

HallPro kann das auch von selbst erledigen, einmal täglich: ein freundlicher Hinweis vor dem Fälligkeitsdatum, einer am Tag selbst und zwei Mahnungen danach. Jede wird nur einmal gesendet, nie an jemanden, der schon bezahlt hat, und nie an jemanden, dem die Rechnung gar nicht erst geschickt wurde. Dieser Teil ist im Paket Standard enthalten.

Wird eine Rechnung auf anderem Weg geklärt — ein Mieter hat angerufen, ein Betrag ist strittig —, markieren Sie sie mit Nicht mahnen, dann bleibt sie unberührt, bis Sie etwas anderes sagen.

Zum Beispiel: Ein Saal schaltet das Mahnen im November ein, mit neun Rechnungen, die bis in den Sommer zurückreichen. Jeder dieser neun Mieter bekommt eine deutliche Erinnerung, nicht die ganze Abfolge auf einmal, denn es wird immer nur die letzte fällig gewordene Erinnerung gesendet. Danach laufen die Stufen ganz normal.

Häufige Fragen

Bekommt ein Mieter vier E-Mails hintereinander?
Nein. Eine Rechnung kann höchstens eine Erinnerung am Tag auslösen, und zwar nur die deutlichste, die fällig geworden ist. Die früheren Stufen werden als erledigt markiert statt gesendet.

Was, wenn jemand genau an dem Tag bezahlt, an dem eine Erinnerung hinausgeht?
Markieren Sie die Rechnung als bezahlt, dann hört es sofort auf. Die Erinnerungen sagen außerdem klar, dass sich die Nachricht mit einer Zahlung überschnitten haben kann, und bitten um eine Antwort – denn im Vorstand eines Dorfgemeinschaftshauses sehen Sie diese Leute am Samstag wieder.

Können wir den Wortlaut ändern?
Nicht auf dieser Seite, und das mit Absicht. Der Text ist so geschrieben, dass er höflich bleibt bei etwas, das fast immer ein Versehen ist. Wenn Sie etwas anderes brauchen, schicken Sie diese eine Nachricht von Hand.

Wer bekommt die Kopie?
Nur die letzte und deutlichste Erinnerung geht in Kopie an die eingestellte Adresse – meist an die Person, die dann das Gespräch führen muss. Die früheren gehen nur an den Mieter.