Räume
Ein Raum ist jeder Bereich, den ein Mieter für sich allein buchen kann. Die meisten Säle haben zwei oder drei: den Hauptsaal, einen Sitzungsraum, manchmal eine Küche oder eine Bar, die zu beiden dazugebucht werden kann.
Richten Sie einen Raum einmal ein, dann hängt alles andere daran – was er kostet, wann er frei ist und ob sich zwei Buchungen überschneiden. HallPro lässt nie zu, dass derselbe Raum zur selben Zeit zweimal gebucht wird – genau das, was im Papierkalender immer wieder schiefging.
Die Stunden-, Tages- und Abendpreise hier sind die Standardpreise des Saals. Wenn eine bestimmte Mieterart etwas anderes zahlt – eine gemeinnützige Gruppe, eine regelmäßige, der Gemeinderat –, gehört das unter „Preisregeln“ statt hierher.
Auf- und Abbau: Minuten, die vor und nach jeder Buchung des Raums frei gehalten werden. Mit 15 davor und 15 danach müssen zwei Buchungen mindestens eine halbe Stunde auseinanderliegen, und ein Mieter, der eine Zeit zu nah an einer anderen Buchung anfragt, erfährt, warum es nicht geht. Mietern wird diese Zeit nicht berechnet.
Zum Beispiel: Das Ashcombe Village Hall hat zwei Räume: den Hauptsaal für £12 pro Stunde und den Sitzungsraum für £6. Die Küche ist kein Raum: Sie gehört zum Hauptsaal und steht unter der Ausstattung, weil niemand sie allein mietet.
Häufige Fragen
Wir haben nur einen Raum. Brauchen wir das trotzdem?
Ja, einen Raum. Alles wird auf einen Raum gebucht, also muss auch der Saal selbst als einer angelegt sein. Nennen Sie ihn so, wie Ihre Mieter ihn nennen.
Kann man den ganzen Saal und auch einzelne Teile buchen?
Nicht automatisch. Wenn jemand den Hauptsaal bucht, wird der Sitzungsraum weiterhin als frei angezeigt. Für eine Veranstaltung im ganzen Gebäude buchen Sie jeden Raum – dann schützt die Überschneidungsprüfung beide.
Die Pfadfinderinnen hören um 19 Uhr auf, und eine Feier soll um 19 Uhr beginnen.
Legen Sie für den Raum Zeiten für Auf- und Abbau fest, etwa je 15 Minuten. Die Feier kann dann frühestens um 19:30 beginnen – auf der Website, in beiden Apps und unter „Buchungen“. Der Vorstand kann das in Einzelfällen trotzdem übergehen.
Und wenn ein Raum eine Zeit lang nicht genutzt werden kann?
Tragen Sie unter „Öffnungszeiten“ eine Schließung für diesen Raum und diese Tage ein. Vorhandene Buchungen bleiben unberührt; neue sind nicht mehr möglich.