Dokumenter

Ét sted til bestyrelsens papirer: referater og dagsordener, politikker, vedtægter, forsikringspolicer, risikovurderinger, regnskaber, papirer om bygning og vedligeholdelse. Upload dem på Dokumenter (under Bestyrelse), sorteret efter type, hver med dato og hvem der uploadede den.

Revisionsdatoer. Giv en politik eller risikovurdering en revisionsdato, så kommer den på skærmen Regler og krav som “Revision: Politik for beskyttelse af børn”, med de samme påmindelser 30, 14 og 7 dage før som en brandrisikovurdering. Når den er gennemgået, markerer du det her (eller fornyer den under Regler og krav), og næste revisionsdato rykker frem, et år, medmindre du vælger andet.

Privat. Filerne ligger uden for mediebiblioteket, i en mappe webserveren ikke udleverer, og kan kun åbnes af nogen, der er logget ind med adgang til HallPro. Alle med adgang til HallPro kan læse dem; upload og sletning kræver adgang til husets område (regler og krav samt vagtplan).

For eksempel: Sekretæren uploader politikken for beskyttelse af børn, vedtaget på generalforsamlingen, med en revisionsdato om et år. Elleve måneder senere bliver bestyrelsen mindet om det, politikken bliver gennemgået i marts, og hun markerer den som gennemgået: næste revision er marts året efter.

Spørgsmål, folk stiller

Kan lejerne se dem?
Nej. Til dokumenter, lejerne skal bruge, fx lejebetingelserne, bruger du skærmen Lejeaftale eller jeres hjemmeside.