Sikkerhedsdepositum

Et sikkerhedsdepositum er lejerens penge, som holdes tilbage, hvis huset bliver efterladt i en dårlig stand. Det er ikke en del af lejen, det kommer aldrig på fakturaen, og indtil det er betalt tilbage, skylder huset det. Derfor er denne skærm bygget op om to lister: depositum, der venter på betaling før en leje, og depositum, der skal tilbage efter en.

Angiv det normale depositum for hver slags lejer, så lægger HallPro det på alle bekræftede bookinger for den slags lejer fra da af. De fleste huse beder enkeltstående private lejere om det og lader faste grupper stå på nul. En gentaget booking betaler ét depositum for alle sine datoer og får det tilbage efter den sidste.

Efter lejen afregner du det: betal det hele tilbage, behold noget, eller behold det hele. Beholder du noget, skal du sige hvorfor, og lejeren kan få et kort kontoudtog på mail. HallPro flytter ingen penge — betal tilbage, som huset plejer, og registrér det her.

Alt dette er gratis. Standard-pakken tilføjer de mails, der sendes, uden at nogen skal huske det: at bede lejeren om det, når bookingen bekræftes, én påmindelse, hvis det ikke er kommet en uge før, og en ugentlig besked til bestyrelsen om depositum, der skulle have været betalt tilbage.

For eksempel: Familien Henderson booker den store sal til en 40-års fødselsdag. Som enkeltstående lejer bliver de bedt om £100, som de betaler med bankoverførsel. Efter festen finder viceværten et skrammet gulv og en ødelagt stol; kassereren beholder £35 »til en ny stol«, registrerer £65 betalt tilbage med bankoverførsel, og familien Henderson får en mail, der siger præcis det.

Spørgsmål, folk stiller

Er et beholdt depositum en indtægt?
Den beholdte del er, på den dag den blev beholdt, og årsrapporten tæller den sådan. Penge i depot er slet ikke en indtægt: rapporten viser dem for sig som penge, der skal betales tilbage ved periodens slutning.

Skaden kostede mere end depositummet.
Behold det hele, og send en regning på resten som en særskilt faktura. HallPro registrerer ikke, at der er beholdt mere, end der blev betalt, for det er ikke det, der skete med pengene.

Hvad hvis en booking afbestilles?
Et depositum, der kun var bedt om, forsvinder af sig selv. Et, der var betalt, flytter direkte til Skal tilbage, fordi det stadig er lejerens penge.

Vi slettede en booking ved en fejl.
Et depositum, huset har i depot, slettes aldrig sammen med bookingen. Det bliver stående under Skal tilbage, markeret som en slettet booking, indtil nogen afregner det, fordi sletning af en post i kalenderen ikke må få en gæld til at forsvinde.

Nogle depositum blev betalt, før vi begyndte at bruge HallPro.
Tilføj dem nederst på skærmen med kryds i »huset har det allerede«, før du slår de automatiske mails til, så ingen bliver bedt om at betale to gange.