Eksport til regnskab

Føres husets regnskab i Xero eller QuickBooks Online, giver det her kassereren en fil at importere i stedet for at taste hver leje ind igen. Føres det i et regneark, giver kassebogen alle ind- og udbetalinger, dato for dato, med totaler — det, en uafhængig revisor beder om.

Hver faktura bliver eksporteret til Xero eller QuickBooks én gang. HallPro husker, hvad der er sendt, og udelader det fra næste fil, så en eksport hver måned aldrig giver dubletter. Går en import galt, lægger “Start forfra” dem tilbage.

Fakturaerne kommer ind, som lejeren så dem: lejen på én linje og det, der er betalt forud, trukket fra på en anden. Sikkerhedsdepositum står aldrig på en faktura, fordi det ikke er indtægt; det står i kassebogen, og den del, der bliver beholdt, er markeret som indtægt.

Navnene under Indstillinger skal passe præcist til jeres program. Standardværdierne er de navne, Xero og QuickBooks UK starter med; har jeres kasserer omdøbt dem, så ret dem her.

Med i Standard-pakken.

For eksempel: Sidst på hver måned vælger Ashcombes kasserer “Vælg datoerne…”, vælger måneden og henter Xero-filen. Den indeholder kun de fakturaer, der er lavet den måned, aldrig sidste måneds igen. Xero tager den ind i én import, og bankfeedet matcher betalingerne, efterhånden som de kommer.

Spørgsmål, folk stiller

Hvorfor er fakturaerne kladder i Xero?
Sådan importerer Xero alle fakturaer, så kassereren kan se dem igennem, før de tæller. Godkend dem alle på én gang fra fanen Draft.

Sender det også betalinger?
Ikke til Xero eller QuickBooks: ingen af dem importerer betalinger fra en fil. Marker dem som betalt der, eller lad bankfeedet matche dem. Kassebogen har alle betalingerne.

Importen siger, at den ikke kan finde en konto eller en momssats.
Et navn under Indstillinger passer ikke præcist til jeres program. Kopiér det fra programmet, gem, og eksporter igen med flueben ved “Tag dem med igen”.

Vores revisor bruger noget andet.
Kassebogen kan åbnes i ethvert regneark, og Sage, FreeAgent og de fleste andre kan importere et regneark med betalinger. Det er også den fil, man sender til en revisor.