Ulykkesprotokollen

Ulykkesprotokol (under Bygningen) er stedet, hvor ulykker, nærved-ulykker, personer, der bliver syge, skader og indbrud i forsamlingshuset skrives ned samme dag, som de sker. Forsikringsselskaber forventer, at et forsamlingshus fører en, og et erstatningskrav for en personskade kan komme flere år senere, når ingen længere husker, hvad der skete. I alle pakker.

Registrer en hændelse. Vælg, hvilken slags det var, hvornår og hvor det skete, og den udlejning, det skete under, hvis der var en. Skriv, hvad der skete, hvem der kom til skade eller var involveret, skaden, den førstehjælp, der blev givet, om personen kom direkte fra forsamlingshuset på hospitalet, og hvem der så det. Skriv ned, hvad der blev gjort bagefter for at undgå, at det sker igen, og hvem det blev anmeldt til (jeres forsikringsselskab, politiet) med eventuelt sagsnummer. Hold dig til fakta: skriv ikke, hvis skyld det var.

Hvem der måske også skal have besked. Når du gemmer, viser ModuleFest HallPro, hvem der måske også skal have besked. Hvis nogen kom direkte på hospitalet, skal et forsamlingshus i Storbritannien måske anmelde det til Health and Safety Executive under RIDDOR; andre lande har deres egne regler. Personskader, skader på bygningen og indbrud bør anmeldes til jeres forsikringsselskab, også selvom ingen rejser et krav.

Bestyrelsen får en e-mail om, at der er en ny registrering, med hvad der skete og hvor, men uden navne eller skader, som bliver i ModuleFest HallPro. Hold en registrering Åben, så længe der stadig er noget, der skal gøres, og luk den, når det er gjort. Udskriv en registrering, eller gem den som PDF, når forsikringsselskabet beder om den.

Opbevaring af registreringerne. Gem registreringer i mindst tre år. Hvis automatisk sletning af persondata er slået til (under Databeskyttelse, under Indstillinger), fjernes navnene fra lukkede registreringer, når de er ældre end det antal år, der er sat der, og aldrig før tre år. Sæt flueben ved Behold navnene for altid, når der kan komme et erstatningskrav, eller et barn kom til skade, for et barn kan rejse krav indtil tre år efter, at det er fyldt 18. Årsrapporten tæller de registreringer, der er lavet i løbet af året.

For eksempel: Til en fødselsdagsfest en lørdag snubler en syvårig pige på trappen til scenen og slår hul på knæet. Lejeren sætter et plaster på fra husets førstehjælpskasse og fortæller det til den nøgleansvarlige, som samme aften registrerer det på sin telefon: hvornår, hvor, pigens og hendes mors navne, såret, plastret og lejeren som vidne. Bestyrelsen får en e-mail om, at der er en ny registrering. På næste møde bestiller de skridsikre lister til trappen og tilføjer det til registreringen, og de lukker den, når listerne er sat op.

Spørgsmål, folk stiller

Skal vi registrere en nærved-ulykke?
Ja. Et glid, der ikke endte med et fald, er den bedste advarsel, I får. Når I registrerer dem, viser I forsikringsselskabet, at I tager sikkerhed alvorligt, og bestyrelsen kan se, hvor den næste ulykke sandsynligvis sker.

Hvem udfylder den: lejeren eller bestyrelsen?
Bestyrelsen, ud fra det, lejeren fortæller jer. Bed i lejeaftalen lejerne om at fortælle jer om enhver ulykke samme dag og om at bruge husets førstehjælpskasse og ulykkesprotokol.

Hvem kan se registreringerne?
Bestyrelsesmedlemmer, der kan se Bygningen. Navne og skader er persondata: de bliver ikke sendt på e-mail, og de fjernes automatisk fra gamle registreringer, hvis automatisk sletning af persondata er slået til.

Kan vi slette en registrering?
Ja, fra selve registreringen, hvis den er lavet ved en fejl. Ellers skal I beholde den: forsikringsselskaber og loven forventer som regel, at registreringerne bliver gemt. Alle ændringer og sletninger står i ændringsloggen.