Databeskyttelse

Folk har ret til at se, hvad huset har om dem, og huset bør ikke gemme personoplysninger længere end nødvendigt. HallPro hjælper med begge dele.

Hvad du har om nogen. På en lejers side på skærmen Lejere giver Hent deres data alt i én fil: deres post, bookinger, fakturaer, depositum, forsikring, feedback, rapporter efter lejen, fejl de har meldt, venteliste, sendte sms’er og eventuelle billetter og donationer under deres e-mail. For alle andre — en billetkøber, en giver — bruger du WordPress’ eget værktøj Eksportér personlige data med deres e-mailadresse: HallPros poster er med.

At give slip. Anonymisér gør en lejer til »Tidligere lejer 123«: navn, e-mail, telefon, adresse, noter, opslag og telefoner fjernes. Bookinger og fakturaer bliver, fordi regnskabet skal bruge dem, men siger ikke længere hvem. Det afvises, så længe der er noget at afregne: en kommende booking, en ubetalt faktura, et depositum i depot eller en refusion, der skyldes. WordPress’ værktøj Slet personlige data gør det samme via e-mailadresse.

Under Databeskyttelse (under Indstillinger) vælger du, hvor mange år uden en booking der gør en lejer til tidligere lejer (seks er normalt og svarer til regnskabet), og kan lade HallPro anonymisere dem hver nat. Den fjerner også gamle billetkøbere efter et år og givere, når HMRC’s seks år efter et Gift Aid-krav er gået.

Et afsnit til privatlivserklæringen, der beskriver, hvad HallPro gemmer, tilbydes i WordPress’ vejledning til privatlivspolitik, og bookingformularen linker til siden med din privatlivspolitik.

For eksempel: En tidligere pilatesinstruktør beder huset slette hendes oplysninger. Sekretæren åbner hende på skærmen Lejere: intet skyldes, og intet er booket, så hun trykker på Anonymisér. Hendes fire års bookinger bliver i regnskabet som »Tidligere lejer 58«.

Spørgsmål, folk stiller

Er dette juridisk rådgivning?
Nej. Det giver dig værktøjerne; Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) har vejledning til små velgørende foreninger om, hvad man skal gemme, og hvor længe.