Depositum

Et depositum er leietakerens penger, holdt i tilfelle grendehuset blir etterlatt i dårlig stand. Det er ikke en del av leien, det kommer aldri på fakturaen, og til det er betalt tilbake, skylder grendehuset det. Derfor er denne skjermen bygd rundt to lister: depositum som venter på betaling før en utleie, og depositum som skal tilbake etter en.

Sett vanlig depositum for hver type leietaker, så legger HallPro det til alle bekreftede bestillinger for den typen leietaker fra da av. De fleste grendehus ber private enkeltleietakere om depositum og lar faste grupper slippe. En gjentakende bestilling betaler ett depositum for alle datoene, og får det tilbake etter den siste.

Etter leien gjør du det opp: betal tilbake alt, hold tilbake noe, eller hold tilbake alt. Holder du tilbake noe, må du si hvorfor, og leietakeren kan få en kort kontoutskrift på e-post. HallPro flytter ikke penger — betal tilbake slik grendehuset alltid gjør, og registrer det her.

Alt dette er gratis. Standard-abonnementet legger til e-postene som skjer uten at noen må huske dem: å be leietakeren om depositum når bestillingen bekreftes, én påminnelse hvis det ikke har kommet en uke før, og en ukentlig melding til styret om depositum som skulle vært betalt tilbake.

For eksempel: Familien Henderson bestiller storsalen til en 40-årsdag. Som enkeltleietakere blir de bedt om £100, som de betaler med bankoverføring. Etter festen finner vaktmesteren et oppskrapet gulv og en ødelagt stol; kassereren holder tilbake £35 «til en ny stol», registrerer £65 betalt tilbake med bankoverføring, og familien Henderson får en e-post som sier akkurat det.

Spørsmål folk stiller

Er et depositum som holdes tilbake, inntekt?
Delen som holdes tilbake, er det, den dagen den holdes tilbake, og årsrapporten regner den slik. Penger som holdes, er ikke inntekt i det hele tatt: rapporten viser dem for seg som penger som skal tilbake ved slutten av perioden.

Skaden kostet mer enn depositumet.
Hold tilbake alt, og send resten som en egen faktura. HallPro vil ikke registrere at mer ble holdt tilbake enn det som ble betalt, for det er ikke det som skjedde med pengene.

Hva om en bestilling blir avbestilt?
Et depositum det bare var bedt om, forsvinner av seg selv. Et som var betalt, flyttes rett til Skal tilbake, for det er fortsatt leietakerens penger.

Vi slettet en bestilling ved en feil.
Et depositum grendehuset holder, slettes aldri sammen med bestillingen. Det blir stående under Skal tilbake, merket som en slettet bestilling, til noen gjør det opp, for å slette en oppføring i kalenderen må ikke få en gjeld til å forsvinne.

Noen depositum ble betalt før vi begynte å bruke HallPro.
Legg dem til nederst på skjermen med «grendehuset har det allerede» avkrysset, før du slår på de automatiske e-postene, så ingen blir bedt om å betale to ganger.