Ulykkesprotokollen

Ulykkesprotokoll (under Bygningen) er der ulykker, nestenulykker, folk som blir syke, skader og innbrudd i grendehuset skrives ned, samme dag som de skjer. Forsikringsselskaper forventer at et grendehus fører en, og et erstatningskrav for en personskade kan komme flere år senere, når ingen husker hva som skjedde. I alle abonnementer.

Registrer en hendelse. Velg hva slags hendelse det var, når og hvor det skjedde, og hvilken utleie det skjedde under, hvis det var en. Skriv hva som skjedde, hvem som ble skadet eller var involvert, skaden, førstehjelpen som ble gitt og om personen dro rett fra grendehuset til sykehus, og hvem som så det. Skriv ned hva som ble gjort etterpå for at det ikke skal skje igjen, og hvem det ble meldt til (forsikringsselskapet deres, politiet) med eventuelt saksnummer. Hold deg til fakta: ikke skriv hvem sin skyld det var.

Hvem andre som kan trenge å få beskjed. Når du lagrer, viser ModuleFest HallPro hvem andre som kan trenge å få beskjed. Hvis noen dro rett til sykehus, kan et grendehus i Storbritannia måtte melde det til Health and Safety Executive etter RIDDOR; andre land har egne regler. Personskader, skader på bygningen og innbrudd bør meldes til forsikringsselskapet deres selv om ingen krever erstatning.

Styret får en e-post om at det er en ny registrering, med hva som skjedde og hvor, men uten navn eller skader, som blir værende i ModuleFest HallPro. La en registrering stå som Åpen så lenge noe fortsatt må gjøres, og lukk den når det er gjort. Skriv ut en registrering, eller lagre den som PDF, når forsikringsselskapet ber om det.

Oppbevaring av registreringene. Ta vare på registreringene i minst tre år. Hvis automatisk sletting av personopplysninger er slått på (under Personvern, under Innstillinger), fjernes navnene fra lukkede registreringer når de er eldre enn antall år som er satt der, og aldri før det har gått tre år. Kryss av for Behold navnene for godt når et erstatningskrav er mulig eller et barn ble skadet, siden et barn kan kreve erstatning fram til tre år etter at det fyller 18. Årsrapporten teller registreringene som ble gjort i løpet av året.

For eksempel: I et bursdagsselskap en lørdag snubler en sju år gammel jente i trappen til scenen og skjærer seg på kneet. Leietakeren setter på et plaster fra grendehusets førstehjelpsskrin og sier fra til den nøkkelansvarlige, som registrerer det samme kveld på telefonen sin: når, hvor, navnet til jenta og moren hennes, kuttet, plasteret og leietakeren som vitne. Styret får en e-post om at det er en ny registrering. På neste møte bestiller de sklisikre lister til trappen og legger det til i registreringen, og lukker den når listene er satt opp.

Spørsmål folk stiller

Bør vi registrere en nestenulykke?
Ja. Et skli som ikke endte med et fall, er den beste advarselen dere får. Når dere registrerer dem, viser dere forsikringsselskapet at dere tar sikkerhet på alvor, og styret ser hvor den neste ulykken sannsynligvis skjer.

Hvem fyller den ut: leietakeren eller styret?
Styret, ut fra det leietakeren forteller dere. Be leietakerne i leieavtalen om å si fra om alle ulykker samme dag, og om å bruke grendehusets førstehjelpsskrin og ulykkesprotokoll.

Hvem kan se registreringene?
Styremedlemmer som kan se Bygningen. Navn og skader er personopplysninger: de sendes ikke på e-post, og de fjernes automatisk fra gamle registreringer hvis automatisk sletting av personopplysninger er slått på.

Kan vi slette en registrering?
Ja, fra selve registreringen, hvis den ble laget ved en feil. Ellers bør dere beholde den: forsikringsselskaper og loven forventer som regel at registreringene blir tatt vare på. Alle endringer og slettinger står i endringsloggen.