Samlefakturaer
En gruppe som kommer hver uke, kan få én faktura for måneden, eller én for terminen, i stedet for en faktura for hver gang. Velg «Slik faktureres de» på leietakerens oppføring; alle andre faktureres fortsatt per bestilling.
En samlefaktura er en vanlig faktura med en linje for hver bestilling — dato, tider, rom og pris — der det som er forskuddsbetalt, er trukket fra. Den har fakturanummer, kan betales på nett, og blir purret, eksportert og tatt med i årsrapporten som alle andre. Når den betales, merkes alle bestillingene på den som betalt.
Etterskuddsvis (det vanlige): oktoberfakturaen sendes 1. november, for bestillingene som faktisk ble noe av. Forskuddsvis: fakturaen for en måned eller termin sendes når den starter, for alt som er bestilt i den. Terminene starter på datoer du bestemmer; hver varer til den neste starter.
«Lag fakturaene nå» på skjermen Samlefakturaer lager alle fakturaer som skal lages; bare bestillinger som ikke allerede står på en faktura, blir fakturert, så det er trygt å trykke to ganger. Med Standard-abonnementet blir fakturaene laget og sendt på e-post av seg selv den dagen de skal.
For eksempel: Speiderjentene møtes hver tirsdag kl. 18–19.30 i Storsalen. 1. november får kassereren deres én faktura, INV-0212, med fire linjer for oktobers tirsdager à £15: £60, betalt med én bankoverføring.
Spørsmål folk stiller
En gruppe avbestiller en uke etter at fakturaen ble sendt forskuddsvis.
Avbestill bestillingen som vanlig, og endre så beløpet på fakturaen på skjermen Fakturaer, eller godskriv det på neste faktura.
Kan en fast gruppe likevel faktureres separat for ett spesielt arrangement?
Ja: trykk Lag faktura på den bestillingen på skjermen Bestillinger før månedens faktura blir laget. En bestilling som allerede står på en faktura, blir aldri fakturert to ganger.
Blir de automatiske fakturaene per bestilling fortsatt sendt til disse gruppene?
Nei. Automatisk fakturering hopper over leietakere som faktureres månedlig eller per termin, så ingen får begge deler.