Regnskapseksport

Føres grendehusets regnskap i Xero eller QuickBooks Online, gir dette kassereren en fil å importere i stedet for å taste inn hver utleie på nytt. Føres det i et regneark, gir kassaboken alle inn- og utbetalinger, dato for dato, med summer — det en revisor ber om.

Hver faktura eksporteres til Xero eller QuickBooks én gang. HallPro husker hva som er sendt ut, og utelater det fra neste fil, så eksport hver måned gir aldri duplikater. Hvis en import mislykkes, legger «Begynn på nytt» dem tilbake.

Fakturaene går inn slik leietakeren så dem: leien på én linje, og det som er forskuddsbetalt, trukket fra på en annen. Depositum står aldri på en faktura, fordi det ikke er inntekt; det vises i kassaboken, og den delen som beholdes, merkes som inntekt.

Navnene i Innstillinger må stemme nøyaktig med programmet ditt. Standardnavnene er de Xero og QuickBooks UK starter med; har kassereren gitt dem nye navn, endrer du dem her.

Med i Standard-abonnementet.

For eksempel: På slutten av hver måned velger kassereren i Ashcombe «Velg datoene …», velger måneden og laster ned Xero-filen. Den inneholder bare fakturaene som ble laget den måneden, aldri forrige måneds på nytt. Xero tar den inn med én import, og bankfeeden avstemmer betalingene etter hvert som de kommer.

Spørsmål folk stiller

Hvorfor er fakturaene utkast i Xero?
Det er slik Xero importerer alle fakturaer, så kassereren kan se over dem før de teller. Godkjenn dem alle på én gang fra fanen Draft.

Sender den betalinger også?
Ikke til Xero eller QuickBooks: ingen av dem importerer betalinger fra fil. Merk dem som betalt der, eller la bankfeeden avstemme dem. Kassaboken har alle betalingene.

Importen sier at den ikke finner en konto eller mva-sats.
Et navn i Innstillinger stemmer ikke nøyaktig med programmet ditt. Kopier det fra programmet, lagre, og eksporter igjen med «Ta dem med igjen» avkrysset.

Regnskapsføreren vår bruker noe annet.
Kassaboken åpnes i alle regneark, og Sage, FreeAgent og de fleste andre kan importere et regneark med betalinger. Det er også filen du sender til en regnskapsfører.