Personvern

Folk har rett til å se hva grendehuset har om dem, og grendehuset bør ikke ta vare på personopplysninger lenger enn nødvendig. HallPro hjelper med begge deler.

Hva du har om noen. På siden til en leietaker på skjermen Leietakere gir Last ned opplysningene deres alt i én fil: oppføringen, bestillinger, fakturaer, depositum, forsikring, tilbakemeldinger, rapporter etter leie, feil de har meldt, venteliste, SMS-er som er sendt, og eventuelle billetter og gaver under e-postadressen deres. For alle andre — en billettkjøper, en giver — bruker du WordPress sitt eget verktøy Eksporter personopplysninger med e-postadressen deres: HallPros oppføringer er med.

Gi slipp. Anonymiser gjør en leietaker om til «Tidligere leietaker 123»: navn, e-post, telefon, adresse, notater, oppføringer og telefoner fjernes. Bestillinger og fakturaer blir stående, fordi regnskapet trenger dem, men sier ikke lenger hvem. Det avvises så lenge det er noe som må gjøres opp: en kommende bestilling, en ubetalt faktura, et depositum som holdes, eller en refusjon som skyldes. WordPress sitt verktøy Slett personopplysninger gjør det samme etter e-postadresse.

Under Personvern (under Innstillinger) velger du hvor mange år uten bestilling som gjør noen til tidligere leietaker (seks er vanlig, som for regnskapet), og kan la HallPro anonymisere dem hver natt. Den fjerner også gamle billettkjøpere etter ett år, og givere når HMRCs seks år etter et Gift Aid-krav er gått.

Et avsnitt til personvernerklæringen som beskriver hva HallPro tar vare på, tilbys i WordPress sin veiledning for personvernerklæring, og bestillingsskjemaet lenker til siden med personvernerklæringen din.

For eksempel: En tidligere pilateslærer ber grendehuset slette opplysningene hennes. Sekretæren åpner henne på skjermen Leietakere: ingenting skyldes og ingenting er bestilt, så hun trykker Anonymiser. De fire årene med bestillinger blir stående i regnskapet som «Tidligere leietaker 58».

Spørsmål folk stiller

Er dette juridisk rådgivning?
Nei. Det gir deg verktøyene; Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) har veiledning for små organisasjoner om hva som bør tas vare på, og hvor lenge.