Dokumenter

Ett sted for styrets papirer: referater og sakslister, retningslinjer, vedtekter, forsikringsbevis, risikovurderinger, regnskap, papirer om bygg og vedlikehold. Last dem opp på Dokumenter (under Styret), sortert etter type, hver med dato og hvem som lastet det opp.

Datoer for gjennomgang. Gi en retningslinje eller risikovurdering en dato for gjennomgang, så dukker den opp på skjermen Kontroller og krav som «Gjennomgang: Retningslinjer for barn og sårbare voksne», med de samme påminnelsene 30, 14 og 7 dager før som en brannrisikovurdering. Når den er gjennomgått, merker du det her (eller fornyer den under Kontroller og krav), og neste dato flyttes fram, et år om gangen med mindre du velger noe annet.

Private. Filene ligger utenfor mediebiblioteket, i en mappe nettserveren ikke deler ut, og kan bare åpnes av noen som er logget inn med tilgang til HallPro. Alle med tilgang til HallPro kan lese dem; å laste opp og fjerne krever tilgang til bygningsdelen (kontroller og vaktliste).

For eksempel: Sekretæren laster opp retningslinjene for barn og sårbare voksne, vedtatt på årsmøtet, med gjennomgang om et år. Elleve måneder senere får styret en påminnelse, retningslinjene gås gjennom i mars, og hun merker dem som gjennomgått: neste gjennomgang er mars året etter.

Spørsmål folk stiller

Kan leietakerne se dem?
Nei. For dokumenter leietakerne trenger, som leievilkårene, bruk skjermen Leieavtale eller nettstedet ditt.