Pavilion hulp

Boekhouding & financiën 16

• Boekhoudinstellingen, uitgelegd Instellingen → Boekhouding. Hier staan vier dingen, en alleen de eerste twee veranderen hoe bedragen worden berekend. De rest is tekst op documenten. 📅 Einde boekjaar De maand en dag waarop je boeken sluiten. Elk rapport dat "dit…
• Uitgaveninstellingen, uitgelegd Instellingen → Uitgaven. Drie bedragen, en elk ervan is een beslissing die je bestuur waarschijnlijk al heeft genomen zonder het ergens op te schrijven. 🚗 Kilometervergoeding Pence per mijl, toegepast op elke declaratie voor gereden mijlen, zodat niemand hoeft uit te rekenen…
• Inventaris (activaregister) De Inventaris is een register van alles wat de club bezit en waar het staat — een levende inventarisatie die veel makkelijker actueel te houden is dan een spreadsheet, en handig voor verzekering, begroting en overdrachten tussen besturen. Je vindt het op de…
• SumUp-kaartbetalingen Pavilion kan kaartbetalingen via SumUp ontvangen met het eigen SumUp-account van je club, op drie manieren: – Online — een lid betaalt per kaart op een betaalpagina van SumUp (voor contributie, evenementen, verhuur en boekingen), en Pavilion legt de betaling vast…
• 🏦 Goedkeuring van wijzigingen in bankgegevens Het wijzigen van de bankgegevens van de club (waar het geld van leden naartoe gaat) is riskant, dus Pavilion kan eisen dat een tweede persoon elke wijziging goedkeurt. Zo kan één persoon de rekening niet in zijn eentje wijzigen. Inschakelen Ga naar Instellingen →…
• 🏦 Bankieren — Afschriften importeren Het tabblad Bankieren haalt je bankafschrift binnen in Pavilion, zodat het op het tabblad Afstemmen tegen het grootboek kan worden afgevinkt. Importeren verandert je grootboek niet — het slaat alleen de bankregels op, klaar om te koppelen. Een…
• 🏦 Contributie via automatische incasso Leden geven één keer toestemming voor een automatische incasso, op de eigen beveiligde pagina van GoCardless. Vanaf dan vraagt Pavilion GoCardless de contributie te innen wanneer die verschuldigd is, en markeert het lid als betaald zodra het geld binnenkomt. Pavilion ziet of bewaart nooit iemands bank…
• 🏷 Fondsen & het jaarverslag van de trustees Een club die een subsidie van £15,000 aanneemt om de green opnieuw aan te leggen, heeft geld aangenomen dat ze niet vrij aan iets anders mag uitgeven. Als de boekhouding één pot laat zien, tekenen de trustees iets wat niet klopt. Vier soorten fondsen -…
• 💰 Boekhouding & financiën De module Boekhouding biedt een volledig grootboek voor inkomsten en uitgaven, factuurbeheer en leveranciers-/klantgegevens voor je club. Grootboek Leg inkomsten- en uitgaventransacties vast met categorieën, datums, omschrijvingen en bedragen. Het lopende saldo wordt automatisch berekend. Filter op datumbereik,…
• 💳 Betaalproviders Pavilion ondersteunt verschillende betaalmethoden. Er is steeds één provider actief voor kaartbetalingen, maar alle eerdere betalingsgegevens blijven bewaard als je overstapt — en automatische incasso via GoCardless kan naast elke gekozen provider worden aangeboden. GoCardless…
• 💷 Declaraties Leden kunnen hun eigen declaraties indienen vanuit de ledenapp, en de penningmeester van de club keurt ze goed en betaalt ze uit. Elke declaratie houdt haar eigen status bij, zodat het lid altijd weet waar ze staat. De levenscyclus in één oogopslag Ingediend →…
• 💷 Tarieven & contributie De instellingen Tarieven bepalen de contributiebedragen die je club per soort lidmaatschap rekent, plus sessie- en verhuurtarieven. Lidmaatschapstarieven – Tarief sportlid — jaarcontributie voor een volledig spelend lid – Gasttarief bowlen — tarief per bezoek dat wordt gerekend aan…
• 📄 Jaarverslag van de trustees Zie Fondsen & het jaarverslag van de trustees — de verdeling over fondsen en het verslag zijn één uitleg, en ze worden bij elkaar gehouden in plaats van twee keer verteld. Kort gezegd: het overzicht van financiële activiteiten verdeeld in bestemd / vrij / totaal, de balans…
• 📋 Inventarisatie Op de inventarisatiepagina controleer je elk geregistreerd materiaalstuk in één sessie. Voor elk item leg je vast: aangetroffen staat (Nieuw/Goed/Redelijk/Slecht/Ontbreekt) en huidige locatie. Items die in 6 maanden niet zijn gecontroleerd, worden als achterstallig gemarkeerd. Toegang via de…
• 📑 Jaarafsluiting — de jaarrekening van de club Boekhouding → Jaarafsluiting maakt de overzichten die je club aan het eind van het boekjaar nodig heeft, opgebouwd uit het grootboek dat je al die tijd hebt bijgehouden. Welke overzichten je krijgt, hangt af van twee instellingen — de einddatum van je boekjaar…
• 🔄 Afstemmen Bij afstemmen koppel je elke geïmporteerde bankregel aan de bijbehorende boeking in je grootboek, zodat je zeker weet dat de twee overeenkomen. De voortgangsbalk bovenaan laat zien hoe ver je bent. Automatisch koppelen Klik op ⚡ Automatisch koppelen om Pavilion…

Boekingen & green 36

• ⚡ Nutsvoorzieningen, exploitatiekosten & waarde van bezittingen Twee vragen op één scherm: wat het clubhuis kost om te draaien, en wat het kost om het te behouden. Meters Registreer elke meter — elektriciteit, gas, water, olie — met eenheid, leverancier, tarief en einddatum van het contract. Iedereen die langsloopt kan…
• Op twee banen tegelijk geboekt Als iemand op dat tijdstip al op een andere baan staat ingedeeld, meldt het boekingsscherm dat voordat het opslaat — met de baan en de tijd van de boeking die diegene al heeft. Het is een waarschuwing, geen…
• Boekingsbevestigingen per e-mail Als een lid een baan boekt, gaat de bevestiging uit op hetzelfde moment dat de boeking wordt opgeslagen — niet volgens een schema, niet bij de volgende cron-run. Tegen de tijd dat het lid "Boeking bevestigd" op het scherm ziet, is de…
• Boekingen & banen De pagina Boekingen & banen is de centrale plek voor het beheren van de beschikbaarheid van banen. Hij combineert de baankaart, de boekingswizard en het baanbeheer op één plek. Werkbalk – Datumkiezer & pijlen — navigeer tussen dagen (alleen dagweergave) -…
• Boekingen die later dan hun tijdslot beginnen Als een lid in de app een baan boekt, wordt gevraagd hoe laat ben je op de baan?. Dat is ingevuld met de begintijd van de sessie, dus wie op tijd komt, laat het gewoon staan. Waar ze…
• De kas opmaken op de tablet van de dienstdoende Het hele kas opmaken gebeurt nu op de tablet van de dienstdoende zelf, boven op het dashboard. Vroeger was het een link die degene die telde in wp-admin liet belanden — zijbalk, beheerbalk, kleine letters en geen terugknop…
• Clubcontroles Het bewijs dat dingen zijn gecontroleerd — de toiletten, het brandalarm, de EHBO-doos, de AED. De meeste clubs houden dit bij in een boek op een plank, dat alleen antwoord geeft op is het gedaan? als iemand het boek kan vinden…
• Bepalen wat een lid mag doen Elk lid heeft een van drie rollen, en de rechtenmatrix bepaalt wat elk van hen mag doen. Wijzig iemands rol op diens eigen profiel: Leden → open het lid → Wat ze kunnen doen. – Clublid — boekt…
• Greenstatus De kaart Greenstatus laat leden in realtime zien of de green Open, Gesloten of in Onderhoud is, zonder dat ze hoeven te bellen of een groepschat te checken. Stel het in via Instellingen → Greenstatus. Voeg een optionele notitie toe voor…
• Gasten en hun bijdragen op de tablet Een onderdeel Gasten & bijdragen verschijnt op het dashboard van de dienstdoende zodra er voor die dag gasten zijn aangemeld. Het toont elke gast, van wie de gast is, naar welke baan je moet kijken, wat er verschuldigd is en of het al is ontvangen…
• Hoeveel mensen een roosterplek nodig heeft Twee dingen bepalen het, en de plek wint. – Elke rol heeft een standaardaantal onder Rooster → Rollen — een rol Dienstdoende ingesteld op twee betekent dat elke dienstplek om twee mensen vraagt, tenzij anders aangegeven. – Elke plek…
• Introducties De kloof tussen lid worden en daadwerkelijk bowlen is waar clubs mensen kwijtraken. Ze komen één keer, staan wat rond en worden nooit meer gezien — en het bestuur komt er in november achter, als de verlenging niet is betaald. Leden →…
• Namen koppelen die al in de boeken staan Onder Instellingen → Systeem → Spelers koppelen. Een eenmalige opschoning voor boekingen die zijn gemaakt voordat Pavilion de koppeling aanbood tijdens het typen van namen. Het toont elke spelersnaam in de boeken zonder lidmaatschap erachter, gegroepeerd op de naam…
• Spelers aan hun lidmaatschap koppelen Als een lid een baan boekt en opgeeft wie er speelt, kan elke naam worden gekozen uit de clublijst of worden ingetypt. Gekozen namen worden aan het lidmaatschap van die persoon gekoppeld; ingetypte namen zijn alleen tekst. Dat verschil kost…
• Onderhoud Leden → Onderhoud. De kranen, de ketel, de dakgoten, de onderhoudsbeurt van de maaier, de elektrische keuring. Dingen die over zes maanden of vijf jaar weer moeten gebeuren, en die worden onthouden door wie ze toevallig het laatst deed — tot die persoon…
• Het dagelijkse baanblad afdrukken De knop Baanblad in de werkbalk van de dienstdoende drukt de dag die het dashboard toont af als liggend blad voor het klembord bij de deur: elke sessie van boven naar beneden, elke baan van links naar rechts, en bij elke wie hem heeft geboekt,…
• Het scherm van de dienstdoende op een tablet zetten Het scherm Dienstdoende heeft nu een eigen pagina, zodat een iPad achter de bar het als icoon kan bewaren in plaats van dat iemand elke dienst moet inloggen in het beheer en door menu's moet zoeken. 1. Open het…
• Baanbeheer Het tabblad Banen toont een live visuele kaart van de green met de baanstatus van vandaag en een beheertabel om banen toe te voegen, te bewerken en de volgorde te wijzigen. Live baankaart Elke actieve baan wordt getoond als oplichtende baankaart met de boekingsstatus van vandaag.…
• Op de cijfers tikken op de tablet van de dienstdoende De vijf cijfers bovenaan het dashboard van de dienstdoende — Boekingen, Leden, Spelers, Aangekomen en Verwacht — zijn elk een knop. Tik erop en er opent een tabel met precies wat dat getal vormt, met een knop Afdrukken eronder.…
• De dagagenda op de tablet van de dienstdoende Boekingen & aankomsten opent met een agenda van de dag: elke baan bovenaan, elke sessie aan de zijkant, en elk vakje getekend — ook de lege. Dat laatste is juist het punt. De oude lijst…
• De cijfers boven het baanrooster Geboekt, Vrij, Leden en Spelers staan boven het dagrooster, en elk ervan klapt open om te laten zien waaruit het bestaat. – Geboekt — elke boeking, met de baan, de sessie, het lid, hoeveel er spelen en wanneer ze verwachten te…
• De openbare beschikbaarheidspagina Een pagina voor je eigen website die de green per week toont: de dagen bovenaan, je sessietijden aan de zijkant, en elke baan in elk vakje als bezet of vrij. Hij opent op de…
• Het baanblad als bestand Naast Baanblad in de werkbalk van de dienstdoende staat nu een pdf-knop. Hetzelfde blad, dezelfde indeling, teruggegeven als bestand in plaats van naar de printer te gaan. 📄 Waarom allebei Afdrukken is de meeste dagen het juiste antwoord…
• De inlogpagina's Uitloggen uit de ledenapp komt uit op de eigen inlogpagina van WordPress, en dat betekent standaard een WordPress-logo, een link naar wordpress.org en een keuzemenu om de site naar een andere taal te zetten. Voor een lid dat…
• De weekweergave in het boekingsrooster Het boekingsrooster voor leden heeft twee weergaven, en de schakelaar ertussen zit in de werkbalk. Dag zet de banen bovenaan en de sessietijden aan de zijkant. Dat is de juiste weergave voor "wat is er vrij deze…
• Vrijwilligers die hun beschikbaarheid doorgeven via de app Het tabblad Rooster in de ledenapp heeft nu Wanneer je kunt helpen: de komende twee weken, met een vinkje en een kruisje bij elke dag. Eén tik zegt ja, één tik zegt nee, en nog eens op hetzelfde antwoord tikken haalt het…
• Wie telt als speler bij een boeking Spelers zijn de mensen die samen met het lid dat de boeking maakte gaan bowlen. Elk van hen kan een ander clublid zijn, of een gast die voor de dag is meegenomen — het veld maakt dat niet uit,…
• De tekst van je boekingsprocedures Onder Instellingen → Boekingsregels → Boekingsprocedures & informatie. Hoe je club boekingen aanneemt, in je eigen woorden, met een echte editor — vet, kleur, opsommingstekens, links en koppen. Schrijf het één keer en het verschijnt op twee plekken:…
• ⏰ Sessiebeheer Sessies bepalen de benoemde tijdsblokken die als rijen in het boekingsrooster verschijnen. Bijvoorbeeld: Ochtend (10:00–12:30) en Middag (14:00–17:00), elk op verschillende dagen van de week. Sessievelden – Naam — getoond in het boekingsrooster (bijv.…
• 🌱 Greenonderhoud Greenonderhoud is de thuisbasis van de greenkeeper in Pavilion: een onderhoudsdagboek, een register van de producten en materialen die je aanbrengt, en een plek om metingen zoals de snelheid van de green vast te leggen en in de tijd te volgen. Je vindt het onder Pavilion →…
• 📁 Naleving & certificaten De papieren die iemand van een officiële instantie ooit wil zien: de verzekeringspolis, de exploitatievergunning, het gasveiligheidscertificaat, het keuringsrapport van de elektrische installatie, de brandrisicobeoordeling, de muzieklicentie, de CASC- of goede-doelenregistratie. Waarom dit niet…
• 📱 Aanmeldkiosk De Aanmeldkiosk is een aanmeldscherm op een tablet bij de deur. Leden en bezoekers melden zichzelf aan, de tijd wordt automatisch vastgelegd, en je hebt een overzicht van wie er op de green staat. Instellen – Maak een pagina…
• 🔄 Roll-ups Roll-ups zijn informele sessies waarbij leden komen zonder vooraf geboekte baan en het spel op de dag zelf wordt geregeld. Ze verschijnen in het boekingsrooster als blauwe Roll-up-cellen. Een roll-up instellen Klik op + Roll-up toevoegen in de…
• 🚫 Blokkadedatums Blokkadedatums voorkomen nieuwe boekingen in een bepaalde periode — voor onderhoud, toernooien, clubevenementen of een andere reden. Een blokkade toevoegen Klik op + Blokkade toevoegen in de werkbalk om de wizard te openen. Vul de velden in: – Baan…
• 🛟 Kinderbescherming, DBS & kwalificaties Wie een DBS-controle heeft, wie een EHBO-opleiding heeft, wie een trainersdiploma heeft — met de datums, zodat een verlopen controle wordt opgemerkt voordat de regionale bond ernaar vraagt in plaats van erna. Wat dit vervangt Het ledendossier had vinkjes voor…
• 🛡 Dashboard dienstdoende Het Dashboard dienstdoende is een vereenvoudigde interface met grote aanraakknoppen voor een tablet bij de receptie of de bar. Het toont de boekingen, aankomsten, het dienstrooster en de belangrijkste cijfers van vandaag. Belangrijkste functies – Aankomsten bijhouden — tik op ✓ naast elke speler om…

Communicatie 12

• ✉ E-mailsjablonen Op het tabblad E-mailsjablonen bewerk je elke automatische e-mail die Pavilion verstuurt — onderwerpregels, tekst, afzendernaam, antwoordadres en voettekst — zonder code aan te raken. Afzenderinstellingen – Naam afzender — de naam die verschijnt in de…
• Mailchimp — een doelgroep gelijk houden Pavilion heeft een eigen nieuwsbriefbouwer en eigen op regels gebaseerde groepen, dus de meeste clubs zullen dit nooit nodig hebben. Het bestaat voor de club die al alles via Mailchimp doet en liever niet overstapt — het bestuur dat heeft opgebouwd…
• Meldingsinstellingen, uitgelegd Instellingen → Meldingen. Dit zijn de meldingen die in de ledenapp en op het vergrendelscherm van een telefoon verschijnen — geen e-mails, die stel je in onder Herinneringen en E-mails. ✏️ Titel en tekst Elke soort melding heeft een titel…
• Een nieuwsbrief naar leden sturen De nieuwsbrief versturen is het meest voorkomende dat iemand met bulkmail doet, dus er zijn twee manieren en ze passen bij verschillende gelegenheden. 📣 De snelle manier Op Communicatie → Nieuwsbrieven, de knop Leden informeren op een…
• Het wekelijkse overzicht, uitgelegd Instellingen → Overzicht. Eén e-mail per week aan de mensen die de club runnen, zodat niemand eraan hoeft te denken om te gaan kijken. 📧 Waar het voor is Alles erin staat al ergens op een scherm. Het punt is…
• WhatsApp-instellingen, uitgelegd Instellingen → WhatsApp. Het is goed om duidelijk te hebben wat dit is voordat je het instelt: Pavilion verstuurt geen WhatsApp-berichten. Het geeft je een link en een opgesteld bericht; je drukt zelf op verzenden in WhatsApp. 🤔 Waarom het zo…
• ⏰ Automatische herinneringen Pavilion kan automatisch e-mailherinneringen sturen voor verlengingen en roosterdiensten, volgens een schema dat jij bepaalt. Verlengingsherinneringen Stuurt de e-mail Herinnering verlenging lidmaatschap naar alle leden van wie de verlenging binnen een ingesteld aantal dagen afloopt. Stel de trigger in…
• 📁 Documentenbibliotheek De documentenbibliotheek publiceert clubdocumenten — reglementen, statuten, notulen van de ALV, formulieren, beleid — voor leden, zonder bijlagen rond te mailen. Beheer haar via 📁 Documenten en zet [pvl_documents] op het ledenportaal om haar te tonen. Wie wat mag lezen Elk…
• 📮 E-mail versturen (ingebouwde SMTP) Pavilion heeft een eigen ingebouwde SMTP-engine, zodat de e-mail van de club — boekingsbevestigingen, verlengingsherinneringen, roostermeldingen, campagnes en nieuwsbrieven — via je eigen e-mailaccount of provider kan worden verstuurd zonder een aparte SMTP-plugin te installeren. Zonder SMTP,…
• 📰 Bowls-nieuwsfeed De widget Nieuwsfeed op het Dashboard verzamelt het laatste nieuws van Britse en internationale bowlsorganisaties — getoond als een horizontaal raster van kaarten, allemaal op één plek. Ingebouwde bronnen – 🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿 Bowls England · 🌍 World Bowls · Bowls…
• 📺 Tv-/foyerscherm Het Tv-scherm is een schermvullend dashboard voor een aan de muur bevestigd scherm in de foyer van je clubhuis. Het ververst automatisch en toont live gegevens van je club. Beschikbare panelen zijn onder meer de boekingen van vandaag, het dienstrooster, mededelingen, komende evenementen (alleen evenementen waarvan “Zichtbaar voor”…
• 🗳 Clubpeilingen Maak snelle peilingen met één vraag via Instellingen → 🗳 Peilingen. Leden stemmen met één tik en zien meteen live geanimeerde resultaten. Elk lid heeft één stem. Gebruik [pvl_club_poll] om de laatste actieve peiling te tonen, of [pvl_club_poll id="N"] voor een specifieke peiling.…

Competities & sociaal 6

• Leden vragen of ze komen Premium. Evenementen → Uitnodigen bij elk evenement. Leden kunnen zich al via de app aanmelden voor een evenement, en dat werkt voor de leden die de app gebruiken. De kerstlunch, de ALV en de prijsuitreiking zijn geen evenementen voor…
• 🎮 Handleiding spelletjesavond Voeg de spellen toe die op spelletjesavonden van de club beschikbaar zijn en beheer ze. Elk spel heeft een naam, beschrijving, regels ("hoe speel je het"), benodigde materialen, aantal spelers, duur, moeilijkheid en een optionele afbeelding uit je mediabibliotheek. ⭐ Toevoegen uit bibliotheek: in plaats…
• 🏆 Clubcompetities (knock-outschema's) Speel de interne kampioenschappen van de club — singles, pairs, triples of fours — als knock-out. Voer de spelers in, genereer het schema en leg elke uitslag vast zodra die is gespeeld, en Pavilion zet de winnaars voor je door in het schema. Inschrijvingen…
• 🏆 Vriendschappelijke wedstrijden Het tabblad Wedstrijden legt alle vriendschappelijke wedstrijden vast — thuis en uit — inclusief planning, uitslagen, selectie, baantoewijzing, kledingvoorschrift en soort ondergrond. Notatie van uitslagen Pavilion toont uitslagen met de tegenstander eerst, volgens de standaard scorekaart in bowls. Bijvoorbeeld: 1–4 WINST betekent…
• 📅 Evenementen & sociale kalender De pagina Evenementen — Leden → 🎉 Evenementen & sociale activiteiten in de navigatiebalk — beheert clubevenementen en sociale activiteiten: quizavonden, barbecues, trainingen, ALV's en bestuursvergaderingen, met optionele aanmelding, maximaal aantal deelnemers en prijzen voor leden/gasten. Het 📅 van het beheerdashboard…
• 📊 Interne competities Speel een seizoen interne competitie: een reeks teams (of, in een singlescompetitie, individuele leden), een wedstrijdschema waarin iedereen tegen iedereen speelt, en een stand die wordt bijgewerkt zodra uitslagen binnenkomen. Instellen Maak de…

Aan de slag 12

• ⌨ Navigatie & opdrachtpalet Pavilion heeft een opdrachtpalet voor snelle navigatie: – Druk overal in het WordPress-beheer op Ctrl+K om het zoekpalet te openen – Typ een paginanaam, functie of trefwoord om er direct naartoe te gaan – Gebruik ↑↓ om te navigeren…
• Dubbele demogegevens na een vernieuwing Het vernieuwen van de demogegevens hoort te wissen wat er staat en het opnieuw neer te zetten, zodat de demo er altijd hetzelfde uitziet. Als iets twee of drie keer verschijnt, komt dat doordat de gegevens van die functie niet werden…
• Inloggen met Face ID en vingerafdruk op een demosite Inloggen met een passkey — de knop Inloggen met Face ID of vingerafdruk in de ledenapp — is volledig uitgeschakeld zolang een site in demomodus staat. De knop wordt niet getoond, en elk endpoint erachter weigert. Een…
• Een ster geven aan de pagina's die je gebruikt Pavilion heeft veel schermen en de meeste mensen die een club helpen besturen, gebruiken er ongeveer vijf. De penningmeester wil het grootboek en de bankafstemming; de wedstrijdsecretaris wil de wedstrijdkalender; de dienstdoende wil de kassa.…
• 🌐 Openbare livedemo Demomodus maakt van een reserve-WordPress-site die je kunt weggooien een veilige, zichzelf resettende openbare demo van Pavilion — ideaal voor een marketingwebsite waar geïnteresseerde clubs de software kunnen uitproberen voordat ze kopen. Het is precies zoals de officiële Pavilion-demo…
• 🎭 Demogegevens Met Demogegevens laad je voorbeeldleden, boekingen, rooster, wedstrijden, mededelingen, ledengroepen, nieuwsbrieven en bulkmail, zodat je Pavilion kunt verkennen voordat je de echte gegevens van je club invoert. Alles wat wordt aangemaakt, wordt bijgehouden en kan met één klik worden verwijderd. De…
• 🏠 Dashboard Het Dashboard geeft je een live overzicht van je club — boekingen, leden, rooster en wedstrijduitslagen op één plek. Alle cijfers worden in de cache bewaard, zodat de pagina altijd direct laadt. Installatiewizard Een knop 🧭 Installatiewizard verschijnt in de…
• 💾 Automatische back-ups Elk gegeven dat de club bewaart, volgens een schema ingepakt en verstuurd naar een plek die niet de eigen website van de club is. Dit bestaat vanwege de manier waarop door vrijwilligers gerunde clubs hun gegevens echt kwijtraken: geen dramatische hack, maar de persoon die…
• 📈 Inzicht in demogebruik Als een site in demomodus draait, stuurt Pavilion anonieme, niet-blokkerende gebruiksinzichten terug naar de Keen2Support-hub, zodat je kunt zien wie je openbare demo uitprobeert en welke functies ze verkennen. Het verschijnt op de hub onder…
• 🧭 Installatiewizard De Installatiewizard begeleidt je stap voor stap bij het configureren van Pavilion. Hij controleert wat er al is ingesteld en laat precies zien wat nog je aandacht nodig heeft. De wizard openen – Op het Dashboard verschijnt een knop 🧭 Installatiewizard zolang…
• 🧾 Auditlogboek Wie wat heeft gewijzigd, en wanneer. Grootboekboekingen aangemaakt, bewerkt of verwijderd; declaraties goedgekeurd, afgewezen en uitbetaald; bankgegevens van leveranciers gewijzigd; rechten toegekend; instellingen aangepast; bestuursleden die inloggen. Het is voor de dag dat er iets wordt betwist. Voor de penningmeester van een goed doel…
• 🪄 Begeleide wizards Begeleide wizards leiden je veilig door klussen met meerdere stappen of met risico — elke wizard laat vooraf precies zien wat er gaat gebeuren en vraagt om bevestiging voordat er iets verandert. Je vindt de volledige lijst op de Hulppagina → paneel Begeleide wizards, waar elke wizard…

Leden & lidmaatschap 25

• App-uitnodigingen — hoe leden er echt in komen Dit is de stap die clubs overslaan, en daardoor concludeert een club soms dat de ledenapp "niet werkt". Als je je leden importeert uit een spreadsheet of uit membermojo, maakt Pavilion voor iedereen een WordPress-account aan…
• Geschiedenis overzetten uit Member Mojo De leden overzetten is de makkelijke helft, en de Member Mojo-import doet dat al. De helft waar clubs zich echt zorgen over maken, is alles wat daarvoor kwam: acht jaar aan “wanneer werd zij lid”, “heeft hij betaald in 2021”, “wat…
• Clubwinkel — shirts, kaartjes en heffingen verkopen Bijna elke club verkoopt haar leden nog iets anders dan het lidmaatschap: een clubshirt, een kluisje, een verzekeringsheffing, kaartjes voor het kerstdiner, deelname aan een open wedstrijd. Vroeger betekende dat een lijst op het prikbord en iemand die contant geld ophaalde in…
• Trainingsuitleg — “alles wat je niet durfde te vragen” Elke club heeft hetzelfde probleem met nieuwe bowlers. Iemand laat ze op hun eerste avond zien hoe je een bowl vasthoudt, ze knikken, en drie weken later durven ze nog steeds niet te vragen wat een toucher is, waarom…
• Eigen velden en het aanmeldformulier Elke club vraagt iets wat de volgende niet vraagt: een lidnummer van de regionale bond, een dieetwens, of iemand naar uitwedstrijden rijdt, welke trainer ze graag willen. Met Instellingen → Eigen velden voeg je die vragen zelf toe, in negen soorten…
• Vertrekkers — vastleggen wie er vertrok, en waarom Leden vertrekken. Sommigen verhuizen, sommigen worden er te oud voor, sommigen overlijden, en sommigen gaan omdat de contributie omhoogging of omdat er iets op de club gebeurde waar niemand iets mee deed. Alleen de laatste twee zijn dingen waar een bestuur…
• Gevonden voorwerpen Leden → Gevonden voorwerpen. Elke club heeft een la achter de bar met een fleecevest, drie brillen, een meetlint en iemands autosleutels erin. Dat werkt prima, tot het moment dat degene die weet wat er…
• Ledengroepen en mailinglijsten Elke club houdt lijsten bij: de dinsdagse roll-up-groep, de mensen die nog niet hebben betaald, de 70-plussers, degenen die de nieuwsbrief echt willen hebben. Bijgehouden in een spreadsheet of iemands adresboek is een lijst verouderd in de week…
• Openbare verhuur Openbare verhuur legt baanboekingen vast van niet-leden — buurtgroepen, verjaardagsfeestjes, bedrijfsevenementen. Bij alle verhuursessies moet een getraind clublid aanwezig zijn om toezicht te houden. Tarieven (allemaal in te stellen via Instellingen → Tarieven) – Sessietarief per persoon – Materiaal…
• De pagina Account & instellingen voor leden De pagina achter de shortcode [pvl_my_profile] is waar een lid zijn eigen gegevens bijhoudt, zodat de club dat niet hoeft te doen. Hij is ingedeeld als een lijst met onderdelen aan de linkerkant, met één onderdeel tegelijk open…
• Het papieren aanmeldformulier Iemand die op een dinsdag aan de bar lid wil worden, krijgt een formulier, vult het in met een balpen en geeft het terug met het geld. Zo worden de meeste mensen nog steeds lid van een bowlsclub, en geen…
• Walletinstellingen, uitgelegd Instellingen → Wallet. Hiermee komt de pas van een lid in Apple Wallet of Google Wallet, zodat die naast de bankpassen zit in plaats van een pagina te zijn die ze moeten zoeken. Het is de lastigste instelling in Pavilion, en het…
• 🌳 Organogram Het Organogram — onder Leden → 🌳 Organogram — is een overzicht van de belangrijkste functies in je club en wie ze bekleedt: President, Voorzitter, Secretaris, Penningmeester, aanvoerders en alles wat je verder toevoegt. Het begint met een gebruikelijke Britse bowls…
• 🎛️ Bestuursapp De Bestuursapp is een tweede installeerbare mobiele app — de bestuurstegenhanger van de ledenapp. Hij installeert als eigen icoon op het beginscherm en opent schermvullend op een telefoon of tablet, zodat bestuursleden een clubbreed bedieningspaneel hebben waar ze ook…
• 👥 Ledenlijst De Ledenlijst toont alle geregistreerde leden met hun lidmaatschapsstatus, soort lidmaatschap, verlengingsdatum en betaalstatus van de contributie. Soorten lidmaatschap – Volledig lid — volledige speelrechten, kan tot 2 gasten aanmelden – Sportlid — betaalt een…
• 👨‍👩‍👧 Huishoudens & gezinslidmaatschappen Een huishoudlidmaatschap is één contributie die meerdere mensen dekt. Iedereen erop is volledig lid met een eigen login, eigen boekingen en eigen roosterdiensten — het enige wat ze delen, is de rekening. Het…
• 💷 Verlengingen Het scherm Verlengingen beantwoordt twee vragen, in deze volgorde: hoe loopt de ronde, en achter wie moet ik nu aan. Het contributiejaar loopt standaard van 1 april tot 31 maart (de beginmaand is te wijzigen via Instellingen → Algemeen…
• 📖 Gastenlogboek Het Gastenlogboek legt alle bezoekers vast die geen lid zijn en door een lid zijn aangemeld om op de club te spelen. Het helpt om aan verzekeringseisen te voldoen en gastbijdragen bij te houden. Wie mag gasten aanmelden? – Volledige leden — tot 2 gasten per…
• 📥 MemberMojo-import De MemberMojo-importer zet je bestaande ledendatabase over naar Pavilion zonder alles opnieuw in te voeren. Je kunt hem veilig meerdere keren uitvoeren — hij koppelt op e-mailadres en werkt bestaande gegevens bij in plaats van dubbele aan te maken. Zo exporteer je uit MemberMojo – Log…
• 📱 Mobiele ledenapp De Mobiele ledenapp is een installeerbare mobiele app (een Progressive Web App) voor leden op Android en iPhone. Daarin kunnen leden boekingen bekijken en maken, hun roosterdiensten bekijken en beheren, meldingen lezen, de competities en toernooien volgen…
• 📱 QR-codes & barcodes Pavilion gebruikt QR-codes op drie plekken: – Inchecken van leden — elk lid heeft een unieke QR-code op zijn profielpagina ([pvl_my_profile]). Dienstdoenden scannen bij de deur om de aankomst te registreren. – Boekingsbevestiging — [pvl_booking_qr] toont een QR-code voor de…
• 🔄 Zelf het lidmaatschap verlengen Leden kunnen hun verlenging online indienen zonder dat de secretaris ze stuk voor stuk handmatig verwerkt. Zet [pvl_renewal] op een pagina "Lidmaatschap verlengen" in het ledenportaal. Leden kiezen hun soort lidmaatschap voor volgend seizoen (tarieven stel je in via Instellingen → 💷 Tarieven),…
• 🕓 Geschiedenis & contactnotities Alles wat er met een lid is gebeurd, en alles wat de club eraan heeft gedaan, in één lijst op volgorde — in het dossier, onder Geschiedenis & contactnotities. Wat hier vanzelf terechtkomt Vastgelegde contributies, verstuurde herinneringen, een…
• 🗂 Ledendossiers Twee dingen die het controleren waard zijn in een ledendatabase die al een paar jaar loopt, en die Pavilion je vóór 9.99.165 geen van beide kon vertellen omdat nergens werd gekeken: of twee leden hetzelfde lidnummer hebben, en of iemand…
• 🤝 Een speelpartner vinden Leden plaatsen oproepjes "op zoek naar een partij" waarop andere leden per e-mail kunnen reageren — zonder dat er e-mailadressen openbaar zichtbaar zijn. Zet [pvl_find_partner] op een pagina van het ledenportaal. Leden kunnen een datum, tijd en aantal spelers opgeven…

Rapporten 3

• Bowlers & baangebruik — de maandcijfers Onder Rapporten → Aanwezigheid → Bowlers & baangebruik. Het maandoverzicht dat de meeste clubs altijd met de hand samenstelden uit de dagelijkse baanboekingsbladen en het aanmeldboek, berekend uit de boekingen zelf. Stap vooruit en achteruit een…
• 📊 Rapporten Het tabblad Rapporten geeft samenvattende statistieken voor elk datumbereik — handig voor bestuursvergaderingen, ALV-verslagen en inzicht in gebruikspatronen. Wat erin zit – Boekingsoverzicht — totalen, annuleringen, boekingen per baan (staafdiagram), per dag van de week, en top…
• 🖨 Afgedrukte bladen Twee bladen, allebei ingedeeld om op papier te lezen in plaats van in een spreadsheet te openen. De bladen – Baanboekingsblad — de boekingen over een reeks datums, om op te hangen of te geven aan wie er dienst heeft op de…

Rooster & vrijwilligers 4

• ⭐ Roosterrollen Roosterrollen bepalen de soorten vrijwilligersdiensten bij je club. Elke plek in het weekrooster is aan een rol gekoppeld. Voorbeeldrollen: Dienstdoende, Greenkeeper, Bardienst, Catering, Penningmeester, Parkeerwachter. Rolinstellingen – Naam —…
• 👥 Beschikbaarheidsmatrix De Beschikbaarheidsmatrix geeft je een weekoverzicht in één oogopslag van welke vrijwilligers er elke dag beschikbaar zijn — voordat je plekken in het weekrooster gaat toewijzen. De matrix lezen – Groen ✓ — vrijwilliger heeft zich voor die dag beschikbaar gemeld -…
• 📋 Mijn roosteragenda (ledenportaal) Leden kunnen hun komende roosterdiensten bekijken in de vorm van een persoonlijke agenda. Zet [pvl_my_rota_diary] op een willekeurige pagina van het ledenportaal om hun toegewezen en bevestigde diensten in chronologische volgorde te tonen, met rolnaam, datum, sessietijd en bevestigingsstatus. Veelgestelde vragen…
• 📋 Weekrooster Het Weekrooster toont je vrijwilligersrooster van 7 dagen — één kolom per dag, maandag tot en met zondag. De kalender lezen – Vandaag — gemarkeerd met een donkergroene kop – Dagbadges — elke dagkop toont "3 ✓" (gevuld)…

Instellingen & beheer 27

• ⚙ Boekingsregels Boekingsregels bepalen wanneer en hoe leden via het ledenportaal banen kunnen boeken. Beschikbare instellingen – Gesloten dagen van de week — de club is op deze dagen helemaal gesloten (standaard: maandag) – Boekingsvenster (dagen) — hoe ver…
• ⚙ Clubinstellingen De instellingen Clubidentiteit bepalen de naam, het adres en de contactgegevens van je club. Deze verschijnen overal in de plugin — in e-mails, afdrukkoppen, het dashboard en het openbare ledenportaal. 🧪 Testmodus De schakelaar Testmodus bovenaan de…
• ⚡ Automatiseringen (flows) Met automatiseringen doet het systeem routineklussen voor je. Elke flow heeft dezelfde vorm: wanneer er iets gebeurt (de trigger), als aan eventuele voorwaarden is voldaan, voer dan een of meer acties uit in volgorde. Open Automatiseringen via het menu,…
• Wedstrijden op je eigen website Instellingen → Een website koppelen. Standard en hoger. Elk paneel is één regel HTML die je in de bestaande website van de club plakt, waar die site ook HTML accepteert. Het haalt gegevens op bij Pavilion wanneer iemand de pagina laadt, dus het is nooit…
• Hulpassistent (AI) De hulpassistent is een optionele AI-helper in dit hulppaneel. Typ een vraag in het vak “Vraag het de hulpassistent” en hij antwoordt met alleen de eigen hulpinhoud van Pavilion — dezelfde onderwerpen en FAQ's die je kunt lezen…
• Hoe lang dingen worden bewaard "We bewaren alles voor altijd" is geen bewaarbeleid, en tot 9.99.163 was het het enige dat Pavilion had — nergens werd ook maar één stukje ledengegevens volgens een schema verwijderd of geanonimiseerd. De geboortedatum van een afgewezen aanvrager…
• Als het abonnement van de club verloopt Er wordt niets verwijderd en niemand wordt buitengesloten. Een abonnement dat afloopt, zet de club terug naar Basic — het gratis abonnement — en dat is alles. Boekingen, banen en sessies, het dienstrooster, ledendossiers, aanmeldingen,…
• Licenties — op welk abonnement de club zit Pavilion → Hulpmiddelen → Licenties beantwoordt drie vragen op één plek: op welk abonnement de club zit, welk pakket op deze site is geïnstalleerd en precies welke functies dat oplevert. Het is de definitieve lijst — al het andere,…
• De voordeur op slot doen Instellingen → Gegevens & AVG → De voordeur op slot doen. Pavilion bewaart de naam, het adres, het telefoonnummer en de geboortedatum van elk lid. De manier waarop een site als deze echt wordt overgenomen, is niet slim: iemand richt een script op de…
• De gegevens van een lid definitief verwijderen Leden → Gegevens verwijderen. Iemand archiveren zegt dat diegene vertrokken is; het verwijdert bewust niets, omdat een lid dat in oktober vertrok nog steeds in de boekhouding van vorig seizoen staat. Dit scherm is het andere — ze echt kwijtraken. 🔍…
• Rapporten, en je eigen rapporten bouwen Rapporten → Rapportbibliotheek toont alles wat de club heeft, gegroepeerd per onderwerp. Kies er links een en hij draait; het antwoord verschijnt ernaast. Je club begint met twintig, geschreven om te gebruiken en niet om te bewonderen: wie er momenteel…
• Al je gegevens meenemen Hulp → Over → Neem al je gegevens mee. Eén zip met alles wat de club in Pavilion heeft: elke tabel als spreadsheet, plus een notitie die uitlegt wat elk bestand is en hoe ze samenhangen. 🔓 Waarom het…
• De termijn van zestig dagen voor clubs die Pavilion al hadden Voordat de abonnementen bestonden, had elke club die Pavilion had geïnstalleerd alles. Het inschakelen van de abonnementen zou anders de boekhouding hebben afgepakt van een penningmeester midden in een boekjaar, en de kassa van…
• De drie abonnementen — wat zit er in Basic, Standard en Premium Pavilion is er in drie abonnementen, en het zijn drie aparte downloads in plaats van één plugin waarin de extra onderdelen zijn uitgeschakeld. Basic is gratis voor elke club, zo lang als je wilt. Standard en Premium zijn abonnementen. Elk…
• Updates en de versiecontrole Het versiepaneel van Pavilion op het scherm Support toont wat er is geïnstalleerd en vraagt de hub wat de huidige release is. Nu opnieuw controleren dwingt een nieuwe controle af; anders wordt het antwoord een uur bewaard, dus reken op enige vertraging tussen…
• Upgraden naar een groter abonnement Upgraden gaat in twee stappen, en de tweede is degene die clubs overslaan. De licentie vertelt Pavilion waar de club recht op heeft; de functies zelf moeten nog worden gedownload, omdat ze nog niet op de site staan. Een Basic…
• Pavilion gebruiken met de website die je al hebt Instellingen → Een website koppelen. Heel veel clubs komen bij Pavilion met al een website — Wix, Squarespace, GoDaddy, Joomla, of iets wat de schoonzoon van een lid in 2011 heeft gemaakt — meestal bij een andere hostingpartij, en vaak jaarlijks betaald door…
• Website-instellingen, uitgelegd Instellingen → Website. Waar Pavilion op de site van je club verschijnt. Alles wat het aan de publieke kant doet, gebeurt via een shortcode op een pagina, en dit scherm is de lijst daarvan met een knop om elke pagina voor…
• Waarom staat er een hangslot bij dit menu? Een hangslot naast een menu-item, een tabblad met instellingen of een paginakop betekent maar één ding: die functie hoort bij een abonnement dat nog niet in het abonnement van de club zit. Het is geen fout, het is niet iets wat je…
• 🌤️ Buitenseizoen De instelling Buitenseizoen (Instellingen → Club → Buitenseizoen) vertelt Pavilion in welke maanden je green open is voor buitenspel. Het wordt gebruikt voor statistieken over regenuitval en sluiting van de green — bijvoorbeeld het aantal sluitingen per seizoen en de verdeling van sluitingen per maand. Wat…
• 📈 Google Analytics Google Analytics vertelt je hoeveel mensen de website van je club bezoeken, welke pagina's ze bekijken, of ze op een telefoon of computer zitten, en meer — allemaal in je eigen gratis Google Analytics-account. Pavilion voegt de tracking toe aan…
• 📋 Systeemvereisten Pavilion draait op een normale WordPress-hosting. Deze pagina somt precies op wat je server nodig heeft. Om je eigen server aan alles te toetsen, open je Beheertools → Gezondheidscontrole — die test elk onderstaand punt en markeert alles…
• 📏 Validatieregels Met Validatieregels bepaal je wat er in invoervelden mag worden getypt. Maak ze aan op de pagina Beheertools → 📏 Validatieregels. Filter de lijst op onderdeel — Leden, Evenementen, Uitgaven, Incidenten of Leveranciers — met de tabbladen bovenaan…
• 🔐 Gegevensbeveiliging & versleuteling Gevoelige inloggegevens voor betalingen en berichten (geheimen van Stripe, GoCardless en Twilio) worden in de database versleuteld met AES-256-GCM. De versleutelingssleutel komt uit je bestand wp-config.php — niet uit de database — zodat een lek van alleen de database ze niet kan lezen. Het…
• 🔑 Rollen & rechten Dit scherm bepaalt precies wat elke rol op je site in Pavilion mag doen. Een rol is een groep waartoe leden behoren (bijvoorbeeld Clublid, Clubvrijwilliger, Clubbeheerder). Wijzig hier een rol en dat geldt…
• 🔗 Je site koppelen aan ModuleFest Pavilion wordt geleverd via ModuleFest. Door je site eraan te koppelen, krijgt de site drie dingen: updates, de licentiecontrole en een verbinding met support. Een niet-gekoppelde site blijft werken — hij krijgt alleen geen updates en kan geen licentie controleren.…
• 🛟 Hulp krijgen Support wordt afgehandeld op de supportsite van ModuleFest. Maak een ticket aan, volg de antwoorden, lees de hulpartikelen en dien een functieverzoek in — allemaal op één plek, en onder één account als je club meer dan één…

Stapsgewijze scenario's 34

• 🧭 Een dag achter de bar, van begin tot eind De hele kascyclus voor één sessie: de la openen, bedienen en de kas opmaken zodat het geld klopt. 1. Begin je dienst – Tik op de clubtablet op je naam op het scherm Dienstdoende en voer je dienstpincode in.…
• 🧭 Een lid boekt een baan via de app Hoe een lid zelf een baan boekt via de ledenapp of het portaal. 1. Open de app – Het lid opent de ledenapp op zijn telefoon (of de boekingspagina op je site). 2. Kies een dag en een baan…
• 🧭 Een lid declareert een uitgave Van een lid dat iets heeft voorgeschoten tot het geld terug op de rekening. 1. Het lid dient de declaratie in – In de ledenapp opent het lid Instellingen → Declaraties (of de kaart op het beginscherm) en tikt op Nieuwe declaratie. Ze…
• 🧭 Een lid komt een partij spelen Wat er gebeurt van aankomst op de club tot naar huis gaan. 1. Aanmelden – Ze tikken op hun naam op de aanmeldtablet. Als ze vandaag een baanboeking hebben, meldt één tik ze aan en markeert ze als komend naar…
• 🧭 Er komt een bezoeker langs Hoe een gast of bezoeker op de dag wordt aangemeld en vastgelegd. 1. Bezoeker komt aan – Er komt een gast — misschien meegenomen door een lid, of een bezoeker voor een roll-up. 2. Aanmelden als bezoeker – Op de…
• 🧭 Een vraag beantwoorden met een rapport Iemand op een bestuursvergadering heeft een vraag gesteld die niemand uit zijn hoofd kan beantwoorden — hoeveel sociale leden hebben we, wie heeft de meeste diensten gedraaid, wat heeft het clubhuis ons dit jaar gekost.…
• 🧭 Afsluiting van het seizoen Ruim op aan het eind van het bowlsjaar en bereid je voor op de ALV. 1. Rond de wedstrijden af – Zorg dat elke wedstrijduitslag is ingevoerd, zodat competitiestanden en spelersstatistieken compleet zijn. 2. Huldig de winnaars -…
• 🧭 Het vrijwilligersrooster vullen Van een lege week tot elke dienst gedekt en vrijwilligers herinnerd. 1. Stel je rollen in (eenmalig) – Maak onder Rooster → Roosterrollen de diensten aan die je club nodig heeft — Dienstdoende, Bar, Catering, Greenkeeper enzovoort — elk…
• 🧭 Een baan vinden voor jullie vieren volgende week Het meest voorkomende verzoek aan een boekingssecretaris is niet een bepaalde baan op een bepaald tijdstip — het is "wanneer kunnen wij met z'n vieren de baan op?". Zo beantwoordt een lid dat zelf. 1. Open de…
• 🧭 Klaarmaken voor een nieuw seizoen Een afvinklijst voor het openen van een nieuw bowlsseizoen, zodat boekingen, tarieven en statistieken allemaal kloppen. 1. Stel de seizoensdatums in – Stel in Instellingen het begin en einde van het seizoen in, zodat boekingen, verlengingen en statistieken het juiste jaar gebruiken. 2.…
• 🧭 Je leden in de app krijgen Je hebt je leden geïmporteerd en de app is ingesteld. Niemand gebruikt hem. Dit is de route van daar naar een club die hem echt opent. 1. Begrijp waar je naar kijkt – Het importeren heeft een WordPress…
• 🧭 Pavilion koppelen aan de clubwebsite die je al hebt Voor een club waarvan de website niet op WordPress draait en niet op deze server staat — Wix, Squarespace, GoDaddy, of iets wat een lid jaren geleden heeft gebouwd. Je hoeft hem niet te verhuizen of op te geven. Trek er een middag voor uit, meestal…
• 🧭 De voordeur van de club op slot doen Pavilion bewaart de naam, het adres, het telefoonnummer en de geboortedatum van elk lid. Een half uur, één keer, en de voor de hand liggende ingangen zijn dicht. Een gewoon lid zou hier nooit iets van mogen merken — dat is de toets of…
• 🧭 Greenonderhoud vastleggen Stel je productregister één keer in en leg daarna gaandeweg werkzaamheden en metingen vast. 1. Voeg je producten toe – Voeg op het tabblad Producten de meststoffen, topdressings, zaden en eventuele bestrijdingsmiddelen toe die je gebruikt — met MAPP-nummer, samenstelling, voorraad en…
• 🧭 Vergissingen, annuleringen en terugbetalingen Er is iets verkeerd aangeslagen. Welke van de twee correcties je nodig hebt, hangt af van of er echt geld van eigenaar is gewisseld. 1. Zoek de verkoop – Ga naar Kassa & winkel → Verkopen en open de bon. Alles staat er —…
• 🧭 De geschiedenis van je club overzetten Je hebt de leden uit je oude systeem geïmporteerd. Wat je niet hebt meegenomen, is alles wat daarvoor kwam: wat elk lid door de jaren heen heeft betaald, en wat de club ze heeft gestuurd. Een club die dat kwijtraakt…
• 🧭 Een live onlinedemo publiceren Zet een openbare, zichzelf resettende demo van Pavilion op je marketingwebsite, zodat geïnteresseerde clubs het kunnen uitproberen voordat ze een abonnement nemen — dezelfde opzet als de officiële Pavilion-demo. 1. Gebruik een aparte site die je kunt weggooien – Maak een nieuwe WordPress…
• 🧭 Regen legt het spel stil Hoe je de green snel sluit en iedereen op de hoogte brengt. 1. Meld de regenuitval – Markeer de green als gesloten via de greenstatus / het regenuitvalbeheer. 2. Iedereen wordt ingelicht – De sluiting verschijnt op het tv-scherm, de…
• 🧭 Een wedstrijd organiseren Van een wedstrijd in de agenda zetten tot het bijwerken van de competitiestand. 1. Maak de wedstrijd aan – Voeg de wedstrijd toe onder Competities → Wedstrijden — tegenstander, datum en thuis of uit. 2. Kies de selectie – Kies je spelers uit…
• 🧭 Zien wie je demo uitprobeert Hoe het bezoek van een geïnteresseerde club aan je openbare demo een echte naam wordt op het scherm Keen2Support → Gebruik — van begin tot eind. 1. Ze komen bij de demo – Een bezoeker opent je openbare demo op /demo/. Voordat…
• 🧭 Uitgaven instellen (eerste keer) Alles wat je nodig hebt om declaraties en goedkeuringen voor leden aan te zetten. 1. Open de installatiewizard – Ga naar Boekhouding → Uitgaven en klik op 🪄 Uitgaven instellen. De wizard loopt elke onderstaande instelling door en past ze in één…
• 🧭 Google Analytics instellen Zie hoeveel mensen de website van je club bezoeken, welke pagina's populair zijn en welke apparaten ze gebruiken — allemaal in je eigen gratis Google Analytics-account. 1. Maak een Google Analytics-account aan – Log in op analytics.google.com met een willekeurig Google…
• 🧭 Het tv-scherm in het clubhuis instellen Laat een doorlopend informatiescherm draaien op een tv in het clubhuis. 1. Open de tv-instellingen – Ga naar de configuratie van het tv-scherm om te bepalen wat het scherm toont. 2. Kies de panelen – Kies de onderdelen die je wilt tonen —…
• 🧭 De Bestuursapp instellen Geef je bestuur een dashboardapp die ze op hun telefoon kunnen installeren en gebruiken om de club dagelijks te runnen. 1. Schakel hem in – Zet onder Instellingen → Systeem → Apparaten → Bestuursapp de app aan en geef hem een…
• 🧭 De kassa voor het eerst instellen Van helemaal geen kassa tot je eerste pint schenken. Trek er een half uur voor uit; het meeste daarvan is je prijzen bepalen. 1. Voer de installatiewizard uit – Ga naar Kassa & winkel en klik op 🧙 Kassa-installatie…
• 🧭 Je toetredingsregels instellen Wat iemand betaalt als die halverwege het seizoen lid wordt, en hoe je Pavilion de regels van je club vertelt. 1. Ga naar Instellingen en dan Lidmaatschap – De regels worden per soort lidmaatschap ingesteld, niet één keer voor de hele club. Een…
• 🧭 Een nieuw lid inschrijven Van eerste vraag tot spelend lid — dit is de hele route. 1. De aanmelding komt binnen – De aanvrager vult je aanmeldformulier in (de pagina [pvl_join]). De gegevens komen binnen onder Leden → Aanmeldingen. 2. Beoordeel haar – Open…
• 🧭 Iemand wordt halverwege het seizoen lid Wat er gebeurt als een nieuw lid zich in oktober aanmeldt in plaats van in april — online of handmatig toegevoegd. 1. Ze kiezen een lidmaatschap – Op de aanmeldpagina, of bij Lid toevoegen als de secretaris ze invoert. 2.…
• 🧭 Voorraad, van levering tot verkoop Hoe een krat flessen een getal op een plank wordt, eraf gaat naarmate het verkoopt, en wordt vergeleken met de werkelijkheid. 1. Bepaal wat het tellen waard is – Vink in de prijslijst Voorraad bijhouden alleen aan voor dingen…
• 🧭 Contributie via automatische incasso Leden geven één keer toestemming voor een automatische incasso; de contributie van elk jaar wordt daarna voor ze geïnd en ze worden als betaald gemarkeerd zodra het geld binnenkomt. 1. Koppel GoCardless – Plak in Instellingen → Betalingen je GoCardless-toegangstoken in de GoCardless-kaart. In…
• 🧭 De verlenging van een lid verwerken Hoe een lidmaatschapsverlenging van verschuldigd naar betaald gaat. 1. De verlenging wordt verschuldigd – Aan het begin van het seizoen (of op de verjaardag van het lidmaatschap) wordt de verlenging verschuldigd. 2. Het verzoek gaat uit – Ze ontvangen een verlengingsverzoek met…
• 🧭 Online betalingen ontvangen Laat leden contributie, wedstrijdgeld en kaartjes voor evenementen online betalen. 1. Koppel een betaalprovider – Koppel in Instellingen → Betalingen het betaalaccount van je club, zodat online kaartbetalingen mogelijk zijn. 2. Stel je tarieven in – Onder Instellingen → Tarieven,…
• 🧭 Van beginner tot bowler Er is iemand lid geworden die nog nooit heeft gebowld. De eerste zes weken bepalen of ze er volgend seizoen nog zijn — zo loop je erdoorheen. 1. Wijs ze op dag één op Leren bowlen – Als je stuurt…
• 🧭 Als een lid vertrekt Iemand heeft gebeld om te zeggen dat ze niet verlengen. Hier is het hele verhaal, in de volgorde waarin het ertoe doet. 1. Zoek uit waarom, en schrijf het op – Vraag het, voorzichtig. De meeste mensen vertellen het je. Dit is het ene stukje…

Kassa & winkel 9

• ⚙️ Kassa-instellingen Alles wat de kassa bij je club laat passen. De installatiewizard loopt het allemaal door in zes stappen; op dit scherm wijzig je daarna wat je wilt. De beslissingen die het overdenken waard zijn – Hoeveel kassa's — de meeste…
• 🏷 De prijslijst Alles wat de club verkoopt, en wat het kost. Elk artikel kan een ledenprijs, een kostprijs en eigen voorraadinstellingen hebben. De velden die ertoe doen – Prijs — wat een bezoeker betaalt. Als btw is ingeschakeld, is dit…
• 💰 De kas opmaken De telling aan het eind van de sessie. Vul in hoeveel van elk biljet en elke munt er in de la zitten; het totaal loopt op terwijl je typt en wordt vergeleken met wat er volgens de kassa zou moeten zijn. Hoe het verwachte bedrag wordt berekend Begin…
• 📂 Kassacategorieën Categorieën groeperen de prijslijst. Ze doen drie dingen tegelijk: ze bepalen de kleur en groepering van de knoppen op de kassa, ze worden de koppen in je kasopmaakrapport, en — als je de opbrengst in de boekhouding boekt…
• 📃 Verkopen & bonnen Elke verkoop die ooit is aangeslagen, met de bon. Er wordt niets verwijderd, dus het spoor is altijd compleet. Wat je met een verkoop kunt doen – Opnieuw afdrukken. Afdrukken drukt alleen de bon af — niet het beheerscherm eromheen…
• 📊 Kassarapporten Opbrengst over elke periode, uitgesplitst zoals een clubbestuur er echt naar vraagt. – Per categorie — waar het geld vandaan komt, met het aandeel van elke categorie in het totaal. – Per artikel — wat er echt verkoopt, en wat…
• 📦 Voorraadbeheer Voorraad verandert alleen voor artikelen waarvan je Pavilion hebt gevraagd de telling bij te houden, en elke mutatie wordt met een reden in een logboek geschreven — zodat het getal op het scherm altijd te verklaren is. De vier manieren waarop voorraad verandert -…
• 📴 Doorgaan als de website plat ligt Het internet valt uit. De hosting heeft een slechte middag. Iemand trekt de stekker van de router eruit om te stofzuigen. Niets daarvan houdt mensen tegen die iets willen drinken, dus niets daarvan houdt de kassa tegen. Wat er echt gebeurt – De tablet houdt een eigen kopie bij van…
• 🧾 De kassa De clubkassa: een tablet bij de bar of het luik waarmee dienstdoenden verkopen van bar, keuken, winkel en greenfee aanslaan, het geld aannemen en een bon geven — zonder ooit het WordPress-beheer aan te raken. Hem op een…